Xodimlar faylida qanday bo'lishi kerak (va bo'lmasligi kerak)
Boshqalarda esa, xodimlar bilan ishlash cheklangan va xodimlar o'z yozuvlariga kirishni talab qilishlari mumkin. Advokatlar shuningdek, sud muhokamasi uchun kadrlar yozuvlarining mazmunini va Teng Ish Imkoniyatlari bo'yicha Komissiyasining (EEOC) shikoyatlarini chaqirishlari mumkin.
Qadimgi xodim ham o'z xodimlarining yozuvlarini nusxasini talab qilishi mumkin.
Sizning xodimlaringizning ushbu potentsial qo'llanishi va potentsial tomoshabinlari bilan ish beruvchilar sizning xodimlaringizdagi yozuvlarda xodimlarning ish bilan band bo'lgan tarixini xolis va aniq hujjatlarni saqlashga harakat qilishlari kerak. Natijada, ushbu umumiy yo'riqnomalarni tashkilotingiz xodimlarining yozuvlarida saqlab qo'ygan hujjatlarga amal qiling.
Xodimlarning shaxsiy fayllari tarkibiga oid umumiy ko'rsatmalar
- Kadrlar tayorlash to'g'risidagi ma'lumotlar faktik bo'lishi kerak. Ma'mur yoki inson resurslari xodimlarining fikri; tasodifiy qaydlar; g'iybat; asossiz mish-mishlar; o'rganilmagan boshqa xodimlarning savollariga, hisobotlariga yoki shikoyatlariga oid da'volarni; ta'qib qilinmagan, tekshirilmagan va yakunlangan da'volarni; va boshqa noqonuniy ma'lumotlar, izohlar yoki eslatmalar xodimlarning shaxsiy fayllaridan chiqarib tashlanishi kerak.
Xodimlarni boshqarish bo'yicha menejer xodimining ishdan bo'shatilgani haqidagi yomon bayonlarning eng yomon misollaridan biri ishga qabul qilish menejerining intervyularini kiritdi. Ulardan biri: "Ehtimol, zinapoyadan tushish uchun juda semiz bo'lishi mumkin", deb ishora qiladi. Ishchi, advokat, hatto kelajakda ishlaydigan xodimlar va supervayzerlar bu kabi izohlarni o'qib bering.
Boshqa bir kompaniya menejeri rahbarlar va boshqalar ishchilarning fayllariga "Maryam jahlini chiqardi, chunki uni ko'tarmasdi, chunki uning ishini men boshqaruvchisi bilan birga olib borish uchun sekinlashtirdi" deb asoslanmagan yozuvlar topdi. Muammoni ko'rib chiqaylikmi?
- Xodimlarning yozuvlari diqqat bilan ularning tegishli fayl manzillariga tayinlanishi kerak. Davlat va federal qonunlar , 1996 yil , Sog'liqni saqlash sug'urtasi Portativligi va hisobdorlik to'g'risidagi qonuni (HIPAA) va ish beruvchining ilg'or tajribalari kabi ish qonunlariga asosan kompaniya xodimlarining yozuvlarini aniqlash.
Keyin protokol bilan yoping. Tibbiy fayliga tegishli bo'lganida, xodimlar faylida tasodifiy shifokorning uzrini topishni istamaysiz. Bordi-yu, sizning ish haqi faylida ishchi lavozimini e'lon qilish uchun asos va asoslarni istaysizmi?
Bundan tashqari, fon muzokaralari yoki ish beruvchi faylida sobiq ish beruvchilar bilan bahs-munozaralarni o'z ichiga olgan ishga yollash qarorining qaydlarini istamaysiz.
- Hujjatlarni hujjatlarga joylashtirgan kuzatuvchilar, menejerlar va boshqa xodimlar tegishli hujjatlarni yozish uchun o'qitilishi kerak. Xodimning to'liq javobgarlikka tortilganligi sababli ishchini ogohlantirishicha , xodimlaringizning mukofotlarini olishmaydi, ammo untrained bo'lmagan inspektorlar shunga o'xshash bayonotlarni yozadilar.
Yaxshiyamki, fayllarga kirishni cheklash uchun Xodimlar bo'limi xodimiga yozib qo'ying va shaxsiy faylga nima kerak va kerak bo'lmasligini biling. - Xodimlarning yozuvlarida joylashtirilgan ma'lumotni ishchining ish bilan ta'minlash tarixining ijobiy va salbiy jihatlarini qamrab oladigan balansi . Ko'pincha, xodimlarning yozuvlari har qanday salbiy holatni ta'kidlaydi va ijobiy tarkibiy qismlarni sog'inadi.
- Hisobot xodimlari va rasmiy kompaniya xodimlarining yozuvlari bo'yicha mutaxassisning shaxsiy yozuvlari orasidagi farqni biling. Murabbiyning eslatmalari ishlashni takomillashtirish , loyihalarni kuzatish va maqsadlarni yakunlash uchun, shuningdek, yuqori lavozimlar va ish faoliyatini rivojlantirish rejalarini aniq belgilash uchun, masalan, kompaniyaning rasmiy kadrlarida emas, balki mutaxassisning shaxsiy faylida bo'ladi.
Shuningdek, boshqaruvchilarni yozuvlarni qanday yozish va ularni boshqarish faylida hujjatlarni rasmiylashtirish bo'yicha o'qitish zarurligini bilib oling. Hikoyalar emas, balki fikrlar uchun emas, balki aniq misollar uchun bir xil mezonlar shaxsiy qaydlarga amal qiladi.
Murabbiyning shaxsiy qaydlari da'vo arizasida chaqirilishi mumkin, shuning uchun ham alohida qaydlar uchun ehtiyotkorlik qilish tavsiya etiladi. Nazoratchilarning amaldagi ishchi faylida ularning boshqaruv faylida mavjud bo'lgan yozuvlar nusxasini saqlab qolish tavsiya etilmaydi.
- Hujjatlarni va intervyu yozuvlarini yollash bir nechta muammodir. Yaxshi amaliyot - bu sizning to'ldiradigan har bir pozitsiya uchun alohida faylni saqlab qolish, bu lavozimni ishdan bo'shatish bilan bog'liq barcha hujjatlarni o'z ichiga oladi. Ariza beruvchilar rezyumelarini, xatni va arizalarni ushbu faylga kiritadilar, faqat sizning ishchi xodimingiz ishini xodimlarning shaxsiy fayliga ko'chirishingiz kerak.
Ushbu faylda potentsial xodimlarning malakasini namoyish etish uchun rasmiy tekshiruv varaqalari va shakllar mavjud va eng malakali nomzodni yollashga qaror qilasiz. Ishga qabul qilish boshqaruvchisining ishga qabul qilish jarayonida olingan qarashlari va eslatmalari ushbu faylga tegishli emas. Inson resurslari ushbu yozuvlarni ish bilan bog'liq qarorga to'liq hujjatlarni saqlash uchun to'plashi mumkin, ammo ular xodimlarning yozuvlariga tegishli emas.
- Ish bilan ta'minlash bo'yicha qarorlarni qabul qilish , undan keyingi imkoniyatlarga o'tish va ish haqining oshishi kabi faktlarga oid hujjatlar xodimlar ro'yxatiga kiritiladi. Murabbiyning yoki HR xodimining ish haqidagi qarashlari yo'q. Rasmiy ogohlantirish xati kabi rasmiy intizomiy harakatlar hujjatlari ham xodimlarning shaxsiy faylida bo'ladi.
Xodimlar yozuvlarida bo'lmasligi kerak bo'lgan hujjatlarning aniq namunalari
Quyidagi ma'lumotlar xodimlar yozuvlarida joylashtirilmasligi kerak. Hujjatlar alohida faylni talab qilishi mumkin, nazorat yoki boshqarish yozuvlari sifatida tasniflanishi mumkin yoki ish beruvchidan umuman saqlanishi kerak emas.
- Tibbiy ma'lumot tibbiy faylga tegishli .
- Bordro ma'lumotlari ish haqi fayliga tegishlidir .
- Ishchilarning ijtimoiy ta'minot raqamlarini o'z ichiga oladigan hujjatlar yoki xodim , yosh, irq, jins, milliy kelib chiqish, nogironlik, oilaviy ahvol, diniy e'tiqod va h.k. kabi xodimlarning himoyalangan tasniflari to'g'risidagi ma'lumotlar hech qachon xodimlar fayllarida saqlanmasligi kerak.
- Xodimlarni boshqarish, maqsadlarni belgilash, taqdim etilgan muloqotlar va hokazolarni boshqarish maqsadida nazorat hujjatlari xususiy, rahbar yoki boshqaruvchiga tegishli bo'lgan jildda topshirilishi kerak.
- Tergov materiallari, shu jumladan ishchining shikoyati, guvohlarning intervyulari, xodimlarning intervyusi, topilmalar, advokatning tavsiyalari va qarorlari, shuningdek, qasos olinmaslik uchun kuzatib borish, xodimlarning yozuvlaridan alohida tekshiruv faylida bo'lishi kerak.
- Fayl menejeri I-9 I-9 faylida yoki joyida , xodimlar xodimlarining yozuvlaridan uzoqda.
- Jinoiy tarix, kredit hisobotlari va shu kabilarga doir arxiv tekshiruvlarini joylashtiring va tekshiruv natijalarini tekshiruvchilar, boshqaruvchilar va ishchilarga ruxsat berilmagan alohida faylda tekshirish natijalari . SHRM ushbu alohida faylni tavsiya qiladi yoki ushbu ma'lumotni xodimning tibbiy faylida ham taqdim etishni tavsiya qiladi.
- Xodimlarning teng identifikatsiya shakli va hukumat hisoboti kabi xodimlar uchun teng imkoniyat yozuvlari xodimlar faylida saqlanmasligi kerak, yoki rahbarning ruxsatisiz biron-bir joydan foydalanmasligi kerak.
Agar siz ushbu ko'rsatmalarga rioya qilsangiz, tashkilotingiz tegishli joylarda haqiqatdan ham, qo'llab-quvvatlanadigan ish joyini va xodimlar yozuvlarini samarali saqlaydi.
Voz kechish: Iltimos, ma'lumotlarning aniqligi va qonuniyligi kafolatlanmaganini unutmang. Sayt jahon miqyosidagi auditoriya tomonidan o'qib eshittiriladi va mehnat qonunlari va qoidalari davlatdan davlatga va mamlakatga qarab farqlanadi. Iltimos, huquqiy yordam so'rang, yoki davlat, federal yoki xalqaro hukumat resurslaridan yordam so'rang, sizning qonuniy talqinlaringiz va qarorlaringiz sizning joylashuvingiz uchun to'g'ri. Ushbu ma'lumot rahbarlik, g'oyalar va yordam uchundir.