Xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini ko'rishga qanday qilib erishish mumkin?
Xodimlar bu yozuvlarni bilishgani uchun, ular faylning tarkibiy qismini ko'rish uchun vaqti-vaqti bilan ularni ko'rishni xohlashadi.
Xodimlarni qanday qilib ta'minlashni hal qilishda (va sobiq xodimlarga ruxsat) o'z biznesingizga tegishli har qanday qonunlarni yodda tuting.
Ko'pgina davlatlarda faylni muayyan qismlarini joriy va sobiq xodimlarga taqdim etishni talab qiladigan qonunlar mavjud. Siyosatingiz barcha qonunlarga muvofiqligini ta'minlash uchun ish beruvchini tekshiring .
Misol uchun, federal qonun, amerikaliklarning nogironlik to'g'risidagi aktiga oid yozuvlar xodimlar yozuvlaridan alohida saqlanishi kerakligini talab qiladi. Agar sizning kompaniyangiz HIPAA-ga bo'ysunsa, tibbiy hisob-kitobingiz shu bilan ham mos kelishiga ishonch hosil qiling.
Sizning xodimlaringizning fayllarida ko'rishga imkon beradigan narsalaringizda katta miqdorda egalik qilishingiz mumkin. Shunga qaramay, agar siz xodimingiz axborot tekshiruvi kabi muayyan axborotga kirish imkoniga ega bo'lmasa ham, ma'lumotlarning mavjudligini aniqlovchi da'voni ko'rib chiqayotganingizda ham buni yodda tuting.
Shuning uchun xodimlarni narsalarni to'g'ri qayd qilish va har doim qonunga amal qilishni o'rgating. Xodimlarning yozuvlari ichki hazil yoki notanish izohlar uchun joy emas.
Ular sud zalida yaxshi ishlamaydi.
Umumiy qoida sifatida, bitta saqichni yozuvlar bilan ta'minlash jarayonlar ta'qib qilinishini va izchilligini ta'minlaydi. Siz bir HR menejerining odamlarni o'z yozuvlarini o'z stollariga qaytarishlariga ruxsat berishini istamaysiz, boshqasi esa hech qanday ruxsat bermaydi.
Har bir insonni bitta manbadan o'tishni talab qilish, narsalarni izchil va qonuniy bajarishga yordam beradi.
Yozuvlar va yozuvlarni saqlash va ulardan foydalanish to'g'risidagi qonunlar juda qiyin. Sizga dolzarb bo'lishga ishonch hosil qiling.
Quyidagi siyosat biznesingiz uchun yaxshi boshlanishdir , lekin sizning davlat va mahalliy qonunlaringiz o'zgarishi mumkinligini yodda tuting.
Misol Xodimlarning rekordlari Kirish siyosati
Barcha xodimlar, sobiq xodimlar va xodimlarning vakillari xodimlar faylining muayyan mazmunini Inson resurslari xodimlari xodimlariga oldindan xabardor qilishlari mumkin. Ish beruvchining malakasiga talabnoma, reklama , intizomiy harakatlar va o'tkazmalar kabi hujjatlarni ko'rsatish mumkin . Bundan tashqari, xodimlar siyosatning rasmiy shakllarini va o'quv yozuvlarini ko'rib chiqishi mumkin.
Xodim tekshiruv o'tkazmasligi kerak bo'lgan hujjatlarni, masalan, rahbariyat tomonidan olib borilgan har qanday tekshiruvlar, tibbiy yozuvlar, sud ishlarini yuritish bilan bog'liq hujjatlar, boshqa xodimning maxfiyligini buzadigan har qanday hujjat va xodimlarni rejalashtirish uchun foydalaniladigan hujjatlar kiradi.
Protsedura
Xodimlar faylining ruxsat berilgan mazmunini tekshirmoqchi bo'lgan xodim , Inson resurslariga 24 soatlik bildirishnoma bilan murojaat qilishlari kerak (hafta oxiri chiqarib tashlanadi). Qadimgi xodimlar yoki Inson resurslari xodimlariga noma'lum shaxslar shaxsiy faylga kirish uchun ruxsatnoma va / yoki guvohnomani ko'rsatishlari kerak.
Xodimlar kadrlar resurslarini Inson resurslari xodimlari xodimlarining huzurida ko'rib chiqishlari kerak.
Xodimlar xodimlar faylining biron bir qismini ofisdan olib tashlamasligi mumkin.
Ishchi faylning fotosuratlarini yoki faylning qismlarini so'rashi mumkin. Shu sababli, Inson resurslari bo'yicha mutaxassis xodimlar fotokopilari beradi. Katta nusxalash uchun xodim fotokopiler uchun pul to'lashi kerak.
Agar xodim o'z shaxsiy daftarida hujjatga to'sqinlik qilmasa, Inson resurslari xodimlari xodimining huzurida ishchi tushuntirish yoki tushuntirish yozishi va uni munozarali hujjatga qo'shishi mumkin. Xodimlar yoki xodimlar hech qanday holatda haqiqiy hujjatni o'zgartirmaydi.
Xodim shuningdek, xodimlar faylidan hujjatni olib tashlashni so'rashi mumkin. Inson resurslari bo'yicha xodimlar kelishgan taqdirda, hujjat olib tashlanishi mumkin.
Inson resurslari bo'yicha xodimlar kelishmovchilik yuzaga kelsa, masalani Kompaniya ochiq eshiklar siyosatida ko'zda tutilgan tartibda shikoyat qilish mumkin.