Xodimlar fayllarining mazmuni haqida bilishingiz kerak bo'lgan narsalar
- Ish beruvchi biron-bir sababga ko'ra ma'lumotga kirishga muhtoj bo'lganingizda aniq ma'lumotga ega bo'lishni istaydi. Favqulodda vaziyatlardagi aloqalar, ishchilar manzillari, ishlash baholashlari , intizomiy xatlar , ishchilarni tanib olish va ishga joylashtirishga oid materiallardagi o'zgarishlar ish beruvchi tezkor kirish imkoniyatiga ega bo'lishlari mumkin bo'lgan ma'lumotlarning misollari hisoblanadi.
- Ish beruvchining xodimlarni tanlash, ishlash, ish tarixi, kompensatsiya asoslari va ichki reklama dasturlari kabi shaxsiy masalalar bo'yicha hujjatlarni saqlab qolishlari kerak, ular faqat bir nechtasini nomlashi kerak.
EEOC iddiasi , da'vo yoki ish beruvchiga yuksalish yoki uni ko'tarmaslik sabablarini oqlash zarurati ish beruvchi ushbu turdagi ishchi hujjatlarini to'plab, uni saqlab qolishini talab qiladi. - Ayrim xodimlarning yozuvlari ish beruvchilar uchun federal yoki davlat hukumatlari tomonidan talab etiladi. Xodimga tegishli ma'lumotlarni xodimlar faylida tashkil etish, kirish huquqi va qonuniy muvofiqligi va tayyorligi uchun mantiqiy bo'ladi.
Xodimlar fayllarining turlari
Ish beruvchi, odatda, shaxsiy foydalanish uchun, xodimlarning maxfiyligi, tibbiy maxfiylik va qonuniylikka rioya qilish uchun bir nechta shaxsiy fayllarni saqlaydi. Men ish beruvchining qancha faylni saqlab qolishlari kerakligi haqida har qanday qonunni bilmayman.
Biroq, ko'pgina qonunlar mavjud va xodimlarning shaxsiy maxfiyligi, kadrlar fayllari mazmunini boshqaradigan va ushbu ma'lumotlarga ega bo'lgan xodimlarning eng yaxshi amaliyoti mavjud.
Ular AQShdagi ish beruvchilarning ko'pchiligini qo'llab-quvvatlaydigan shaxsiy fayllardir. (Dunyo bo'ylab qonunlar va amaliyotlar farq qilishi mumkin.)
- Xodimlar fayli : Bu ish munosabatlarining tarixini o'z ichiga olgan asosiy ishchi fayl.
- Ish haqi miqdori : Ish haqi va imtiyozlar bilan bog'liq barcha ish haqi masalalari uchun alohida faylni saqlashni xohlaysiz.
- Xodimga tegishli tibbiy fayl : 1996 yilda qabul qilingan Federal Sog'liqni saqlash sug'urtasi Portativligi va javobgarlik to'g'risidagi akti (HIPAA) ish beruvchilarga tibbiy ma'lumotni maxfiy saqlashni talab qiladi.
- I-9 Xodimlar Shakllari : Siz turli shakllarda ushbu shakllarni tekshirishga vakolatli bo'lgan davlat xizmatchilarining siz istamasligingiz uchun I-9 shaklidagi barcha xodimlar uchun (bir xodimga emas) alohida faylni saqlashingiz kerak. asosiy, maxfiy xodimlarning shaxsiy fayllari.
Xodimlar fayllariga xodimlarning kirishi
Xodimlarga Xodimlar bilan ishlash bo'yicha xodimlarning rahbarligi va nazorati ostida ishchi xodimlarining fayllarini olish imkoniyati beriladi . Xodimlarning shaxsiy ma'lumotlari ularni saqlab qolish va himoya qilish vazifasi yuklangan ish beruvchining mulki hisoblanadi.
Misol Xodimlar Fayl siyosati
Quyida sizning kompaniyangizda ishlatilishi mumkin bo'lgan namunali shaxsiy fayllar siyosati. Tavsiya etilgan va har bir faylga kim ega bo'lishi kerak bo'lgan turli fayllarni ko'rib chiqadi.
Namunaviy siyosat
Kompaniya har bir xodim uchun uchta ishchi faylni saqlaydi.
Har bir xodim uchun (Kompaniya nomi) shaxsiy fayl saqlanadi. Ushbu shaxsiy fayllar maxfiy hujjatlarni o'z ichiga oladi va Inson resurslari xodimlari tomonidan boshqariladi va ta'minlanadi.
Ushbu faylga kirish HR xodimlari bilan chegaralangan va har bir xodimning menejeri xodimning ishini bajarish uchun tegishli hujjatlar bilan o'z faylini saqlab turishini nazarda tutadi.
Shaxsiy fayllardagi odatiy hujjatlarga ish beruvchining arizasi, oilaviy favqulodda vaziyatga oid kontakt shakllari, hujjatlashtirilgan intizom harakatlari tarixi, rezyume, xodimlar uchun qo'llanma va ish beruvchining ko'rsatuvlari, hozirgi shaxsiy ma'lumotlari va ishga oid ma'lumotnomalar kiradi.
Barcha shaxsiy fayllar bir xil hujjatlarni o'z ichiga olmaydi, lekin har bir xodim faylida bir xil hujjatlar mavjud.
Bordro fayllar ham saqlanadi; bordroli fayllar xodimlarning ishlarini, bo'limlarini, kompensatsiya o'zgarishlarini va boshqalarni o'z ichiga oladi. Bordro faylga kirish tegishli buxgalteriya va kadrlar xodimlari bilan cheklangan.
Xodimlarning tibbiy fayli ham saqlanadi. Tibbiy faylning mazmuni Inson resurslari bo'yicha tayinlangan xodim va fayllardagi fayllar saqlanadigan xodimdan boshqa hech kimga berilmaydi. Kompaniya nomi bilan) tibbiy fayllar eng yuqori darajadagi xavfsiz saqlash va maxfiylikni oladi.
Xodimlar, xodimlarning ish fayllarini oddiy ish soatlarida inson resurslari xodimiga murojaat qilib ko'rishlari mumkin. Hech bir xodim Xodimlarning ish joyidan hech qanday hujjatni o'zgartirishi yoki olib tashlashi mumkin emas, u HR xodimining huzurida ko'rish kerak.
Ishchi fayllar, xodimlar yozuvlari, inson resurslari fayllari, hujjat sifatida ham tanilgan
Ogohlantirish - Iltimos, diqqat qiling:
Susan Xetfild ushbu veb-saytda, shuningdek, ushbu veb-saytdan bog'langan aniq, umumiy ma'noda, axloqiy Inson resurslarini boshqarish, ish beruvchini va ish joyini maslahat berish uchun barcha sa'y-harakatlar qilmoqda, lekin u advokat emas va saytdagi kontent. nufuzli, adolatli va qonuniylik uchun kafolatlanmagan va huquqiy maslahat sifatida talqin qilinmasligi kerak.
Sayt jahon miqyosidagi tomoshabinga ega va ish qonunlari va qoidalari davlatdan davlatga va mamlakatdan mamlakatga farq qiladi, shuning uchun sayt sizning ish joyingiz uchun barchasini aniqlay olmaydi. Shubhali paytda, qonuniy talqin va qarorlarning to'g'ri ekanligiga ishonch hosil qilish uchun har doim davlat, federal yoki xalqaro hukumat manbalaridan huquqiy maslahat yoki yordam so'rang. Ushbu saytda ma'lumot faqat yo'l-yo'riq, g'oyalar va yordam uchundir.