Hujjatning ishlaydigan ishlashi

Xodimlarni ishlash vaqtida, qachon, nima uchun, qanday qilib va ​​nimani hujjatlashtirishni bilish uchun maslahatlar

Inson resurslari va ish bilan band bo'lgan dunyoda, xodimning ishlashi to'g'risidagi hujjat xodimlarni intizomiy , intizomiy yoki adolatli targ'ib qilish , mukofotlash va xodimlarni tan olish qobiliyatini buzishi yoki buzishi mumkin.

Hujjatlar menejerlar va kadrlar bo'limi xodimlari uchun juda muhimdir, chunki sizning xodimlaringizning ish tarixidagi barcha voqealarni qayd etish uchun jiddiy harakat qilishingiz kerak.

Mana shuning uchun menejerlar va kadrlar bo'limi barcha voqealarni diqqat bilan hujjatlashni istaydi.

Nima uchun hujjat?

• Hujjatlarning ishlashi ishchilar bilan o'z vaqtida va qisqacha tarzda muhokama qilinadiganligini tasdiqlaydi.
• Hujjatlar xodimlarni takomillashtirish tarixi yoki vaqt o'tishi bilan ishlash samaradorligini oshirib yuborishi mumkin. Xronologik va ishchining xatti-harakatlari, menejerning harakatlari va voqealar yuzaga kelishi bilan izohlanadi.
• Hujjatlarda boshqaruv qarorlar qabul qilinishini qo'llab-quvvatlaydigan dalillar mavjud.
• Hujjatlar ishlaydigan ish beruvchi boshqa xodimlarga nisbatan mavjud bo'lgan reklama yoki imkoniyatga loyiqligini isbotlaydi.
• Hujjatlarda ish haqining oshishi , kamayishi yoki ish beruvchining nima sababdan oshirilishiga asos yo'qligi haqidagi dalillar mavjud.
• Da'vogar bo'lgan taqdirda, to'liq va to'liq hujjat ish beruvchining manfaatlarini himoya qiladi. Hujjatlar muvaffaqiyatsiz xodimni bekor qilishda rahbarning harakatlarini qo'llab-quvvatlaydi. Shuningdek, u ishchilarning qonunga xilof sabablarga ko'ra noqonuniy diskriminatsiya kabi boshqalarga qarshi bo'lganligi sababli bekor qilinganligini isbotlashi mumkin.

Hujjatni nima qilish kerak

Menejerlar xodimlarning ishlashini hujjatlashtirishi kerak, ham ijobiy hissa va ham ishlashning muvaffaqiyatsizligi. Ular xodimning nima qilganini va nimani aytganini va rahbar yoki uchrashuv paytida yoki suhbat paytida javob berganini aniqlab olishlari kerak.

Suhbat davomida tuzilgan har qanday bitimlarni, maqsadlarni belgilash , talab qilinadigan va kutilgan yaxshilanishlarni va takomillashtirish muddatlarini hujjatlashtirishingiz kerak.

Hujjatlar shuningdek menejer xodimga yordam berishga majburlaydigan majburiyatlarni ham o'z ichiga olishi kerak.

Hujjat qanday qilinadi

Hujjatlar ishchi bilan uchrashuv yoki suhbatdan keyin yoki darhol so'ng yozilishi kerak. Hali hech qachon, u aslida sodir bo'lgan kuni suhbatni yozib qoldirmaslik kerak. Keyinchalik hujjatlar kutubxonasi sifatiga ta'sir qiladi, chunki u xotiraga asoslangan.

Eng yomon xatolarni boshqaruvchilardan biri, agar kerak bo'lsa, xodimlarning konsultatsiya tarixini qayta qurish mumkinligiga ishonishdir. Yaxshi va o'z vaqtida hujjatlash tajribasiga ega bo'lmagan HR-kadrlar qayta tiklangan rekordlar bilan aldaydi. Xotiradan rekonstruktsiya qiladigan menejerlar o'zlarining shirkatlariga ortiqcha va nojo'ya xavflarni keltirib chiqaradi, chunki bu tarixiy voqealar potensial da'voga bog'liq emas.

Professional, tartibli va tashkiliy ko'rinish uchun hujjatlarni olish kerak. Hujjatlarni uchinchi tomonga tarix haqida gapirganday yozing. Sizning hujjatlaringizni bir kunda o'qishingiz mumkinligini hech qachon bilib olmaysiz, shuning uchun u sizning kasbiy malakangizni aks ettiradi. (Kokteyli peçesinin, zarfın yoki yopishqoq yozuvning orqasida professional hujjat deb bo'lmaydi.)

Xodimingiz yangi ish olib borsa, sizning hujjatingiz xodimning yangi boshlig'iga murojaat qilishi kerak.

Xotirangiz uchun va xodimning yangi menejerini xabardor qilish uchun siz xodimning ismini va unvoni, ismingiz va unvoni va har bir hujjatning to'liq tarixini kiritishingiz kerak.

Huquqiy, adolatli, qonuniy, ob'ektiv, to'liq va izchil bo'lgan hujjatlarni yozing. Fikrlarni chetlashtiring (Maykl noqulay, Alice ishtiyoq, Tom menga yolg'on gapirdi), ism-chaqirish, tahrirlash (John - jirk, Markning munosabat muammosi bor) va etiketkalash (Maryam mas'uliyatsizdir. futbolchi.)

Shuningdek, xodimning xulq-atvorini sharhlashga harakat qiling. (Marsha bu topshiriqni yoqtirmasligi kerak.Paulaning boshi uzra ko'rinadi.) Sifatlar va zarflar kabi tavsiflovchi so'zlarni (sekin, noqulay, baxtsiz, moody, qo'pol) foydalanishni kamaytiring. Sizning nuqtai nazaringiz yoki ta'birini emas, balki xodimning o'ziga xos xatti-harakatlarini bildiring.

Hujjatlarda, suhbatning aniq yozilishida nima zarur. Faktlar bilan yoping va nima aytganingiz va ishchi aytgan narsalarni yozing. Hujjatlaringizning aniq va ishonchli ekanligiga ishonch hosil qiling. (Har qanday huquqiy vaziyatda, hujjatlashtirilgan hodisalardan biron biridagi xatolar barcha hujjatlarni shubha ostiga qo'yadi.)

Nihoyat, har qanday bitimlarni, majburiyatlarni, vaqt jadvallarini, kerak bo'lgan yaxshilanishlarni, kirish nuqtalarini va xotiradan o'chib ketishi mumkin bo'lgan boshqa ma'lumotlarni yozing. Tushunish kelishmovchilik yuz bermasligi uchun muddat va sanalar uchun sana va vaqtni belgilashga ishonch hosil qiling.

Sizning xodimlaringizning shaxsiy faylida qaysi hujjatlarni joylashtirishni talab etishi kerakligini bilib olishingiz uchun kadrlar bo'limi hujjatlari siyosatini bilib oling. Intizomiy harakatlarning har qanday hujjati albatta kiritilishi kerak.

Xodimlarni Hujjatlarni Qaerda saqlash kerak

Xodimlar haqidagi hujjat ishchi uchun maxfiy va xususiydir, shuning uchun har qanday hujjat menejer, HR va potentsial ravishda xodimning keyingi menejeriga maxfiy qolishi kerak. Shunday qilib, hujjatlarni birgalikda ishlatiladigan kompyuterga kiritish tavsiya etilmaydi. Qo'lda yozilgan hujjatlar va chop etilgan menejerning hujjatlari yaxshi qulflangan xotirada saqlanadi.

Agar siz ushbu ko'rsatmalarga rioya qilsangiz, HRni tartibga solish, tugatish yoki xodimni yanada yaxshi imkoniyatlarga ega bo'lgan ish bilan ta'minlashga yordam berish uchun HRga borganingizda, muammo hal qilish yoki vaziyatni yaxshilashga yordam beradi. HR sizni hujjat, hujjat, hujjat yoki sizga yordam bera olmasligini aytganda, sizning bazalaringiz qoplangan bo'ladi.

Voz kechish: Iltimos, ma'lumotlarning aniqligi va qonuniyligi kafolatlanmaganini unutmang. Sayt jahon miqyosidagi auditoriya tomonidan o'qib eshittiriladi va mehnat qonunlari va qoidalari davlatdan davlatga va mamlakatga qarab farqlanadi. Iltimos, huquqiy yordam so'rang, yoki davlat, federal yoki xalqaro hukumat resurslaridan yordam so'rang, sizning qonuniy talqinlaringiz va qarorlaringiz sizning joylashuvingiz uchun to'g'ri. Ushbu ma'lumot rahbarlik, g'oyalar va yordam uchundir.