Aqlli ish beruvchilar xodimlar uchun 4 xil faylni saqlaydi
Xodimlarning ishchi yozuvlari fayllari
Har bir xodim uchun shaxsiy fayl saqlanadi. Ushbu shaxsiy fayllar maxfiy hujjatlarni o'z ichiga oladi va Inson resurslari xodimlari tomonidan boshqariladi va ta'minlanadi.
Xodimlar fayllari ba'zi bir kompaniyalarda ish beruvchining, xodimning va ishchi menejerning foydalanadigan asosiy ishchi yozuvlari hisoblanadi.
Boshqalarda - va bu tavsiya etilgan yondashuv - xodimlar xodimlaridan foydalanish uchun ruxsat olish HR va ishchi nazorati ostida cheklangan.
Xodim faylidagi odatiy hujjatlarga ish beruvchi dastur , oilaviy favqulodda vaziyatga oid aloqa shakli, hujjatlashtirilgan intizom harakatlari tarixi, rezyume, ish beruvchi qog'oz pulligizkasi xodimi ishdan bo'shatish, ish beruvchi ishdan bo'shatishni, davriy baholashni, ishni baholashni yoki ishlashni o'z ichiga oladi rivojlanish rejasi, ta'lim sertifikatlari va ishtirok etish dalillari va har bir xodim haqida hozirgi shaxsiy aloqa ma'lumotlari.
Barcha shaxsiy fayllar bir xil hujjatlarni o'z ichiga olmaydi, lekin har bir xodim faylida bir xil hujjatlar mavjud. Xodimning ishlashi to'g'risidagi hujjatlar intizomiy jazo chorasi, mukofot yoki boshqa nufuzli muvaffaqiyat belgisi bo'lmaguncha, xodimlar faylida mavjud emas.
Bunday kundalik ishlash eslatmalari menejerlarning o'z xodimlarining ishlashi, maqsadlari va hissalarini kuzatishda davom etadigan faylga tegishli.
Ishchi yozuvlardagi ish haqi fayllari
Bordro fayllar ham xodimlarning yozuvlarini saqlab turadi. Bordro fayllar xodimlarning ishlarini, bo'linmalarini, kompensatsiya o'zgarishlarini, garovlarni, kreditlarni va xodimni to'lash va xodimlarning kompensatsiya tarixining bir nusxasini saqlash uchun zarur bo'lgan boshqa ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.
Bordro fayli shuningdek, W-2, W-4 kabi davlat shakllarining tarixini va xodim tomonidan to'ldirilgan ijtimoiy xavfsizlikni hisobga olish hujjatlarini o'z ichiga oladi. Faylda xodimlar uchun foyda haqida ma'lumot va ish haqi to'lovidan to'lovlarni qaytarish uchun ruxsatnoma ham mavjud.
Tibbiy xodimlar yozuvlarining tibbiy fayllari
Ishchi tibbiy fayli ish beruvchi tomonidan ham amalga oshiriladi. Tibbiy fayldagi xodim yozuvlari Inson resurslari bo'yicha tayinlangan xodimlar va fayllardagi fayllar saqlanadigan xodimdan boshqa hech kimga berilmaydi. Tibbiy fayllar shifokorning eslatmalarini, FMLA dasturiy hujjatlarini, giyohvand test ma'lumotlarini, zarur jismoniy axborotni va boshqa xodimlarni yoki uning oila a'zolarining sog'lig'iga tegishli bo'lgan hujjatlarni o'z ichiga oladi.
Tibbiy fayllar, xodimlarning yozuvlarini maxfiyligi sababli, yuqori darajada xavfsiz saqlash va maxfiylik darajasini oladi. Tibbiy fayllar xodimlarni ishdan bo'shatilgan xodimlardan boshqa xodimlarga kirib bo'lmaydigan xonada qulflangan holda saqlanishi kerak.
I-9 Ishchi Yozuvlar Fayllari
I-9-fayllar uy xodimining yozuvlari, barcha xodimlar uchun bitta faylda boshqa xodimlarning yozuvlaridan alohida saqlanadi.
Ish beruvchilar ushbu xodisani boshqa xodimlar hisobidan ajratishadi, bu esa xodimlarning I-9-sonli xodimlarni tekshirishga vakolatli bo'lgan davlat amaldorlari va boshqa shaxslardan maxfiyligini ta'minlashi kerak.
I-9-larni alohida joylarda saqlash Federal I-9 fayli tekshiruvi uchun tanlangan bo'lsangiz, davlat xizmatchilari ishchilaringiz yoki tashkilotingiz bilan ishlaydigan boshqa hech qanday yozuvlarga kirish imkoniga ega bo'lmaydi. I-9 shakli. Ushbu tekshiruvlar har yili kuchayib bormoqda, shuning uchun sizning xodimlaringiz I-9 shakllarini to'g'ri to'ldirishganiga ishonch hosil qiling yoki sizga jarimalar va potentsial qamoq jazosi berilishi mumkin.
Xodimlar tomonidan xodimlar yozuvlariga kirish
Xodimlar normal ish soatlarida Inson resurslari xodimlari xodimiga murojaat qilish orqali xodimlarning yozuvlarini ko'rishlari mumkin.
Hech bir xodim o'z yozuvlarida biron bir hujjatni o'zgartirishi yoki olib tashlamasligi kerak, bu esa HR xodimining ishtirokida ko'rib chiqilishi kerak.
Sizning xodimlaringiz bo'yicha ma'lumotnomangizni kuzatib boradigan xodimga tegishli yozuvni kuzatib borishingiz kerak va ishchilarning talablarini ko'rib chiqish uchun ularni bevosita kuzatib borishingiz kerak.
Xodimingiz ishdan bo'shatilgandan so'ng xodimlarning yozuvlarini nusxasini olish uchun yozma ariza yuborgan taqdirda siz ularni nusxasini yuborishingiz kerak.
Ba'zan, xodimlar uchun inson resurslari bo'limi tomonidan saqlanadigan narsalar haqida shubhali bo'lgan xodimga duch kelasiz. Ular, o'z xodimlarining fayllarini nusxasini talab qilishlari mumkin bo'lgan xodimlardir. Shunga qaramay, diskriminatsiya qilinmasdan faylning nusxasini oling va uni yuboring. (Xodimlar xodimlarining qanchalik kam hujjatlari saqlanib qolganligi xodimning hayratga tushganligi haqida mulohazalaringiz bo'lishi mumkin.)
Ba'zi yurisdiktsiyalarda ishchini faylni takrorlash va jo'natish uchun haq olish qonuniydir.
Voz kechish: Iltimos, ma'lumotlarning aniqligi va qonuniyligi kafolatlanmaganini unutmang. Sayt jahon miqyosidagi auditoriya tomonidan o'qib eshittiriladi va mehnat qonunlari va qoidalari davlatdan davlatga va mamlakatga qarab farqlanadi. Iltimos, huquqiy yordam so'rang , yoki davlat, federal yoki xalqaro hukumat resurslaridan yordam so'rang, sizning qonuniy talqinlaringiz va qarorlaringiz sizning joylashuvingiz uchun to'g'ri. Ushbu ma'lumot rahbarlik, g'oyalar va yordam uchundir.