Uchrashuv bayonnomalarini qanday yozish (va nima uchun)
Daqiqa odatda quyidagilarni o'z ichiga oladi:
- ishtirokchilarning nomlari,
- kun tartibidagi masalalar ,
- ishtirokchilar tomonidan qabul qilingan qarorlar,
- ishtirokchilar tomonidan bajarilgan keyingi tadbirlar,
- majburiyatlarni bajarish muddati va
- kelajakda ko'zdan kechirish yoki tarixni hujjatlashtiradigan har qanday boshqa tadbir yoki muhokamalar.
Namunali yig'ilish protokoli yig'ilish davomida qabul qilingan qarorlar va ishtirokchilar tomonidan qo'yilgan majburiyatlarga qaratiladi. Majburiyatlarni qabul qilish muddati va yig'ilish qatnashchilari tomonidan birgalikda tushunish uchun zarur bo'lgan boshqa ma'lumotlar mavjud.
Uchrashuv bayonnomasi tarixiy hujjat sifatida
Tarixiy hujjat sifatida, ular qaror qabul qilishga olib keladigan asosiy g'oyalarni yoki muhokamalarni hujjatlash uchun ham foydalidir. Misol uchun, jamoa a'zolaridan biri "bu maqsadni tanlaganimizda nimani o'ylayotgandik" degan savolga keyinroq javob berish.
Samarali uchrashuv daqiqalari jamoani muhokama qilgan beshta alternativni va ulardan biri mavjud bo'lgan boshqa yo'llardan tanlanganining asosiy sababini belgilab berdi.
Odatdagidek biznes uchrashuvi uchun samarali uchrashuv daqiqalari har bir muhokamani yozishga hojat yo'q.
Ular nima kerakligini aytishi shart emas va kerak emas. Shuningdek, har bir ishtirokchining batafsil ma'lumotlarini yozib olishlari kerak. Berilgan misolda, har bir so'zni yozmaslik o'rniga, samarali yozuvchini munozarani jamlaydi.
(Qonuniylik, sud muhokamasi va shu kabi holatlarda ushbu qoidalar boshqa turdagi uchrashuvlar uchun farqli ekanini e'tirof eting.
Ushbu daqiqalar suhbat va bayonotlarning aniq yozilishini talab qiladi.) Ammo, sizning odatiy ish joyingizda uchrashuvingiz yo'q.
Uchrashuv daqiqalari qachon va qanday o'tkaziladi
Eng muhimi, yig'ilish yakunlari majlis oxirida yig'ilish qatnashchilariga elektron shaklda tarqatiladi. Buning uchun ishtirokchilar o'z majburiyatlari va muddatlarini darhol xabardor qilishadi. Agar buning iloji bo'lmasa (masalan, noto'g'ri xatolikni tozalash talab qilinsa), unda qatnashuvchining yig'ilishidan keyin 24 soat ichida yig'ilish protokolini tarqatishi kerak.
Uchrashuv davomida jamoa a'zolari majburiyatlarini eslatib turishadi. Ular ishtirokchilarga yig'ilish majburiyatlarini o'z kalendarlariga va ro'yxatlarga o'tkazishlariga yordam beradi. Ular keyingi yig'ilish oldidan ishtirokchilarga yetkaziladigan har qanday elementni eslatib turishadi.
(Bu uchrashuvlar bilan eng muhim muammolaridan birini yo'q qilishi mumkin, umumiy ma'lumot yig'ilishda ishtirokchilar yig'ilishni o'zaro muloqot qilishdan ko'ra o'qish uchun sarf qilishi mumkin). Uchrashuv nuqtasi o'zaro ta'sirga ega emasmi? Boshqa hech narsa uchun sizda elektron pochta va Yammer kabi uskunalar mavjud.
Odamlar ularni to'g'rilash uchun va kelgusi qadamlar uchun tekshirishi uchun keyingi uchrashuvingizning boshlanishida sizning oldingi uchrashuvingizning daqiqalarini ko'rib chiqmoqchisiz.
Uchrashuvning protokollari muvaffaqiyatli uchrashuvlarning samarali ishtirokchisi bo'lib, daqiqalar tegishli tarzda yozilib, o'z vaqtida tarqatiladi. Bu, ayniqsa, jamoaning biznes muvaffaqiyatini qo'llab-quvvatlaydigan kuchli me'yorlarni shakllantirishi bilan bog'liq.
Tashkilotlar uchrashuvlar uchun minutlarni qanday qabul qilishadi?
Yig'ilishning muvaffaqiyati uchun tanqidiy, yozuvchini yoki yozuvchini yig'ilishda qatnashgan ishtirokchilarga, tarixga va ishchilarga tanishtirish kerak bo'lgan hujjat. Uchrashuvning to'liq nusxasi bo'lmasa, uchrashuvning muvaffaqiyatli bo'lish istiqbollari pasayib ketadi.
Uchrashuv protokolini olgan ishchi odatda jamoaning a'zosi bo'lib, yig'ilishda qatnashayotganda eslatma oladi. Yuridik yoki hukumat bilan bog'liq ish yuritadigan, tinglovlar, korporativ boshqaruv kengashlari yoki depozitlar kabi talablar yoki talablar bo'lgan yig'ilishlarda ishtirok etmayotgan shaxs rasmiy bayonnomani oladi va tez-tez protsessni yozib oladi.
Minutlarni yozib olgan xodim aniq qayd etish uchun tafsilotlar uchun qulog'i bo'lishi kerak. Xodimlar, shuningdek, uchrashuvni o'tkazishda ishtirok etish uchun ko'p ish yuritishi kerak.
Ba'zi uchrashuvlarda har bir yig'ilishda o'sha xodim ish tutadi. Boshqalarda esa, vaqtinchalik takrorlashning roli xodimdan xodimga o'tadi. Yig'ilish rahbariyati singari, yozuvchining roli etakchilik , muloqot va samarali etakchilik ko'nikmalarini shakllantiradi.
Uchrashuv bayonnomasining talablari qanday?
Yozuvchi yoki yozuvni yozuvchiga qo'yiladigan talablarga quyidagilar kiradi:
- Yig'ilishda qabul qilingan qarorlarni, majburiyatlarni va muhim munozarali fikrlarni aniq yozing.
- Uchrashuvni bitirgan a'zolarni o'zlari qabul qilgan majburiyatlarni bajarish muddati bilan birgalikda bajarishi kerak bo'lgan ishni yozib oling. Amaldagi narsalar nomga ega, ammo umumiy muhokamada norasmiy ish joyidagi uchrashuvlarda nima gapirilayotgani haqida gap boradi.
- Uchrashuv oxirida asosiy qarorlar va topshiriqlarni yoki ixtiyoriy majburiyatlarni va harakatlarni ko'rib chiqing, shuning uchun qatnashchilar uchrashuvdan oldin voqealar va majburiyatlarni ko'rib chiqishi va qabul qilishi mumkin.
- Uchrashuv rahbari uchrashuv ishtirokchilaridan munozarani muntazam ravishda nashr etishni so'rashi mumkin.
- Uchrashuv davom etayotgan bir qator uchrashuvlarda, uchrashuv qatnashchisi keyingi uchrashuvning boshida yig'ilish protokollarini ko'rib chiqish uchun bir daqiqa vaqt oladi. Davom etayotgan xodimlar ular bilan kelishmovchiliklarni qo'shib yoki to'g'rilashlari mumkin.
- Uchrashuvdan keyingi 24 soat ichida yig'ilish protokollari nusxasini tarqatish yillar davomida maslahatchilarning standart tavsiyasi edi . Ammo, hozirda yozuvchi, ehtimol, noutbuk yoki iPad kabi elektron qurilmada protokol oldi. Shunday qilib, yozuvchining yig'ilishi uchrashuvni bir necha daqiqada yoki bir necha daqiqa ichida tez-tez ko'rib chiqish, grammatika va aniqlik bilan ko'rib chiqishi kerak.
Ovoz yozuvchisi yig'ilish natijalari ishtirokchilar tomonidan xabar qilinishini va harakat qilishini ta'minlash uchun uchrashuv o'tkazish kerak. Yodda bo'lmasdan, ishtirokchilar boshqa ishtirokchilar xotirasiga tayanishlari kerak. Kafolatlangan, bu yaxshi reja emas.
Yig'ilishni o'tkazish to'g'risidagi hujjat hujjatning xodimlarning ishlashini yaxshilash uchun zarur bo'lganidek, uchrashuvning muvaffaqiyati uchun ham zarurdir.