Sizning tayyorgarligingiz sizning xohlagan natijalaringizga erisha olishingizni belgilaydi
Uchrashuv protokoli bilan birgalikda ishtirokchilar yig'ilishni keyinroq qabul qiladigan hujjatlarda kun tartibida yig'ilish rejasi va oldingi uchrashuv uchun hisobot taqdim etilishi ko'zda tutilgan.
Muntazam rejalashtirilmagan uchrashuv uchun kun tartibini ishlab chiqqaningizda quyidagi qadamlar yordam beradi. Keyinchalik ushbu maqolada muntazam ravishda rejalashtirilgan uchrashuv uchun kun tartibi jadvalini ko'rib chiqasiz. Uchrashuvning ikki turi kun tartibidagi masalalar bilan bir xil, biroq ular bir xil emas.
Uchrashuv kun tartibini ishlab chiqish
Birinchidan, uchrashuvni rejalashtirishga yordam berish uchun boshqa xodimlar kerakligini aniqlang. Keyin, yig'ilishni o'tkazish orqali nima qilishni xohlasangiz, qaror qabul qiling. Uchrashuvingiz uchun maqsadga muvofiq maqsadlarni belgilang . Siz belgilagan maqsadlar samarali uchrashuv rejasi uchun asos yaratadi. Uchrashuvingiz vaqtida sizdan ko'ra ko'proq rejalashtirmaganingizni aniqlang.
Stefen Covey "Yuqori samarali odamlarning etti qoidasi" da aytganidek, "oxiridan boshlang". Uchrashuvingiz maqsadingiz yig'ilishni, uchrashuv kun tartibini va yig'ilish qatnashchilarini belgilaydi.
Kun tartibini qurish uchrashuv rejasini tuzishdir.
Uchrashuvni o'tkazish orqali erishmoqchi bo'lgan asosiy maqsad yoki maqsaddan boshlaysiz. Maqsadingiz bo'yicha qaror qabul qilganingizdan so'ng, siz o'zingizning kun tartibini rejalashtirish uchun qo'shimcha xodimlarning yordamiga muhtoj ekanligingizni aniqlashingiz kerak. Agar ha bo'lsa, ularni qo'shimcha yig'ilishga zarurat tug'dirmasligi uchun uchrashuv kun tartibini odatda elektron pochta yoki matn bilan qilishda ishtirok etishga taklif qiling.
Uchrashuv kun tartibini ishlab chiqishda qaror qabul qilish
Sizning umumiy maqsadingizni belgilaganingizdan so'ng siz yoki jamoangiz quyidagi qarorlarni qabul qilishlari kerak. Yig'ilish maqsadi yoki maqsadiga qo'shimcha ravishda ushbu masalalarning har biri uchrashuv kun tartibida bo'ladi.
- Haqiqiy uchrashuv uchun zarur bo'lgan ishtirokchilar,
- Maqsad yoki maqsadni amalga oshirishga olib keladigan muhokamaga yoki harakatga muhtoj bo'lgan narsalar,
- Guruhni oldindan kutgan vaqt miqdori har bir narsani muhokama qilish uchun kerak bo'ladi,
- Uchrashuv uchun sana va vaqt,
- Uchrashuvni o'tkazish uchun barcha ishtirokchilarni qulay his qiladigan qulay joy,
- Yig'ilishga tayyorgarlik. Bu avvalgi uchrashuvdagi har qanday o'qish, hujjat , ma'lumotlar, yig'ilish daqiqalari yoki sizning haqiqiy uchrashuvingizni muvaffaqiyatli amalga oshiradigan boshqa har qanday tayyorgarlikni o'z ichiga oladi. Ushbu tayyorgarlikni taklif etilgan ishtirokchilarga tarqatishda yig'ilish xabarnomasiga va kun tartibiga qo'shilishi kerak.
Yuqorida sanab o'tilgan qarorlardan tashqari standart uchrashuv kun tartibidagi masalalar quyidagilarni o'z ichiga oladi:
- Yig'ilish maqsadini, kun tartibini va kutilgan natijalarni va mahsulotni ko'rib chiqing.
- Avvalgi uchrashuvning protokolini ko'rib chiqing.
- Ishtirokchilarning oldingi yig'ilishda qabul qilingan majburiyat va harakat masalalari bo'yicha harakatini ko'rib chiqing.
- Qabul qiluvchining yoki rahbarning ushbu yig'ilishda qatnashchilar tomonidan yakuniy kun tartibiga qo'yilgan majburiyatlarni ko'rib chiqishlari kerak.
Uchrashuv kun tartibini amalga oshirish uchun kim ishtirok etishi kerakligi haqida qaror qabul qiling
Maqsadingizni bajarish uchun uchrashuv o'tkazish kerak deb qaror qilgandan so'ng, ishtirokchilar ro'yxatini ishlab chiqish kerak.
Har bir xodim har bir uchrashuvda ishtirok eta olmasligi yoki ishtirok etishi shart emas, lekin to'g'ri ishtirokchilarni taklif qilish muvaffaqiyatga erishish ehtimolini oshiradi.
Uchrashuv kun tartibini amalga oshirish uchun zarur bo'lgan ishtirokchilarni qanday aniqlash kerak
Qatnashuvchilaringizni bir yoki bir nechta majlislar uchun yoki muntazam ravishda yoki muntazam ravishda o'tkaziladigan yig'ilishlarda quyidagi kabi savollar berish orqali aniqlang.
- Guruh rivojlanishi uchun kimga egalik qilish kerak?
- Guruh muhokama qilayotgan jarayon kimga tegishli?
- Siz tarqatadigan ma'lumotni kim bilishi kerak?
- Qarorlar qabul qilish uchun ma'lumot va faktlarni kim taqdim etishi mumkin?
- Guruh bilan baham ko'rish uchun tajriba yoki tajribaga ega kim?
- Har qanday echim yoki vazifani amalga oshirishni kim qo'llab-quvvatlashi kerak?
- Yig'ilish natijalarini bajarish uchun kim ruxsat berishi kerak?
- Har qanday echim yoki yo'nalishni amalga oshirishga kim qarshi turishi mumkin?
Muntazam ravishda uchrashuvlar o'tkazish uchun kun tartibi kerakmi?
Har bir uchrashuvga maxsus ishlab chiqilgan kun tartibi kerak emas. Aksariyat xodimlar o'z bo'limlari yoki ishchi guruhlari uchun muntazam uchrashuvlar o'tkazishadi. Sizda ishtirok etadigan jamoalar va loyihalar ham mavjud.
Davom etgan loyiha har bir uchrashuv uchun yangi ishlab chiqilgan kun tartibini talab qilmasligi mumkin, ammo sizning uchrashuvingiz uchun standart yondashuvni qo'llash orqali jamoangiz yaxshi xizmat qiladi.
Muntazam ravishda rejalashtirilgan xodimlar yig'ilishi uchta segmentga bo'linadi, ular uchun har biri standart kun tartibiga ega: axborot vositalari, tadbirlar va oldinga rejalashtirish.
Muntazam rejalashtirilgan uchrashuvlar uchun majlis kun tartibining tarkibiy qismlari
Axborot ob'ektlari
Har bir yig'ilish uchun ma'lumot beruvchi har qanday kun tartibini yozing. Misol uchun, menejer guruhni yuqori boshqaruv yig'ilishining natijalari bilan tanishtiradi.
Amaliy narsalar
Guruh muntazam ravishda rejalashtirilgan muntazam yig'ilishlarda ko'rib chiqishni xohlaydigan har qanday elementlarni kun tartibiga qo'ying. Misol uchun, byudjetni byudjetga bajarish va xarajatlarni tejash va doimiy yaxshilashni aniqlash uchun guruhga erishish rejalashtirilmoqda.
Oldinga rejalashtirish
Guruh rejalashtirmoqchi bo'lgan yoki oldindan tayyorlanadigan istalgan narsalarni kun tartibiga qo'ying. Masalan, kelgusi oy uchun qisqa muddatli maqsadlar yoki kelgusi topshiriqlarni bajarish uchun hamkasblar yordami kerakligi.
Uchrashuv kun tartibini ishlab chiqishda ushbu ko'rsatmalarga rioya qilsangiz, sizning uchrashuvingiz natijalarini beradi ehtimolini oshirasiz.
Muntazam rejalashtirilgan uchrashuv uchun namuna Uchrashuv kun tartibi
Ushbu namuna kun tartibidan muntazam ravishda rejalashtirilgan uchrashuv uchun foydalaning.
- Issiqlik va tabriklar. Guruhning qanchalik tez-tez uchrashishiga qarab, qisqa muzqaymoqni ko'rib chiqing.
- Yig'ilish maqsadini, kun tartibini va kutilgan natijalarni va mahsulotni ko'rib chiqing.
- Avvalgi uchrashuvning protokolini ko'rib chiqing.
- Jamoaga kerak bo'ladigan tegishli bo'lim va kompaniya ma'lumotlarini taqdim eting.
- Harakat tadbirlari, harakatlar rejalari va majburiyatlarni ko'rib chiqing. Guruh maqsadlarini maqsadlarga qarab ko'rib chiqing.
- Ushbu yig'ilish uchun kun tartibi masalalari haqida muhokamalar va qaror qabul qiling.
- Keyingi qadamlarni aniqlang.
- Kelgusi yig'ilishning maqsadi, yakuni va kun tartibi.
- Uchrashuv oxirida, eslatmani yig'ilish paytida odamlar tomonidan qo'yilgan majburiyatlarni ko'rib chiqishi kerak.
- Guruhda bo'lmagan odamlardan kerakli yordamni aniqlang va ishtirokchilarga murojaat qiling.
- Uchrashuv qatnashchilari tashqarisida kimni bilish va muloqotni qanday qilib amalga oshirishi kerakligini aniqlashlari kerak.
- Yig'ilish kunidan 24 soat ichida, yoki eslatmani elektron tarzda qayd etgan holda (normani) darhol yuboring.
Samarali uchrashuvlarni o'tkazish bilan bog'liq ko'proq narsalar