Loyihani oldinga siljiting
Shuningdek, siz foydalanishingiz mumkin bo'lgan ba'zi o'zgartirishlarni boshqarish vositalaridan va loyiha ko'lamini boshqarish qanday amalga oshirilayotganini ko'rib chiqamiz.
Hali ham jarayonlar yoki vositalar haqida gapirishdan oldin, men sizning fikringizni o'zgartirishni muhokama qilmoqchiman.
O'zgarishlarni qabul qilish
O'zgarishlar loyiha boshqaruvi hayot aylanishining istalgan nuqtasida bo'lishi mumkin.
Bosh og'rig'idan kamroq bo'lgan loyihalarda o'zgarishlarni boshqarishning eng oson yo'li bu sodir bo'lishini va uni rejalashtirishni bilishdir.
O'zgarishlar bilan shug'ullanishdan oldin o'zgarishlarni amalga oshirish uchun strategiyalarga ega bo'lish - bu har xilda nima bo'lishidan qat'i nazar, har kimga ega bo'lishning eng tezkor usulidir.
Tanlangan, tuzilgan o'zgarishlarni boshqarish jarayoni boshlash uchun eng yaxshi joy. Agar biror kishi ushbu loyiha hozirda rejalashtirilayotgan narsalardan boshqacha yo'l tutish kerak bo'lsa va loyiha muvaffaqiyatsizligining oldini olish uchun yaxshi usul bo'lsa, nima sodir bo'lishi mumkinligi haqida sizning plyonkangiz.
O'zgarishni boshqarish jarayoni
O'zgarishlarni boshqarish jarayoni quyidagicha ko'rinadi:
- O'zgarishlar haqida ma'lumot oling
- O'zgarishlarni baholang, shu jumladan qancha ishni rejalashtirish kerak
- Oldin qadrlash kerakmi yoki yo'qmi haqida maslahat bering.
- Keyin siz loyiha homiyligidan o'zgarishlarni kiritish kerakmi yoki yo'qmi haqida qaror qabul qilasiz.
Keling, ushbu qadamlarning har birini o'z navbatida ko'rib chiqamiz.
O'zgarishlar haqida ma'lumot oling
Loyihani o'zgartirish haqida so'rov olasiz. Siz ma'lumotni yuzlab turli xil yo'llar bilan olishingiz mumkin: uchrashuvda, elektron pochta orqali, telefon orqali, koridorda kechqurun ofisdan shoshiling. Ideal holda siz o'zgarish so'rovnomasi shaklidagi ma'lumotni olasiz, lekin shuni bilish kerakki, haqiqiy hayotda juda muhim manfaatdor tomonlar bunday hujjatlarni to'ldirish loyiha menejerining ishi deb hisoblaydilar. Sizning kompaniyangizda bunday bo'lishi mumkin.
So'rovning barcha tafsilotlarini olish uchun loyihangizni o'zgartirish so'rovining shablonini (bir daqiqadan ortiq) foydalaning, ammo norasmiy ravishda siz bilan birga keladi. Keyin tashabbuskorning oldingi shaklini ishga tushiring, shunda siz o'zingiz istagan narsalaringizni aniq aks ettirganingizni bilasiz.
Shuni yodda tutingki, o'zgarishlar o'z-o'zidan amalga oshirilishi mumkin. Har doim o'zgarishlarni ishga joylashtirish bilan bog'liq deb hisoblamang. Jarayon, loyiha hajmini oshiryapsizmi yoki kamaytirayotganingizdan qat'iy nazar, bir xil bo'ladi.
O'zgarishlarni baholashni amalga oshiring
O'zgartirish talabiga batafsil qarang. Quyidagi ta'sirlarni baholaysiz:
- Jadval
- Hujjatlar
- Xozirgi kunga qadar bajarilgan ishlar va hali ishlash
- Byudjet
- Sifat choralari
- Tortib olsa
- Resurs mavjudligi.
Misol uchun, dasturiy ta'minotni o'zgartirishni 5 kun ichida hisoblash mumkin.
Bu faqatgina 5 kunlik jadvalga qo'shilmaydi, chunki u boshqa vazifani boshdan kechiradi va asosiy resurs mana shu erda dam olish vaqtida harakat qiladi. Bu vazifani ham ko'chirish kerak, shuning uchun umuman, bu o'zgarish jadvalga 8 kun qo'shib qo'yadi. Buning uchun $ 5k turadi va qo'shimcha 8 kun bizni yana bir oyga yetkazib beruvchi shartnomasi bilan majbur qiladi, shuning uchun u erda ham hisobga olinadigan xarajatlar bor. Sifat bir xil, ammo o'zgarishlarni o'zgartiradi. Barcha tegishli hujjatlar yangilangan bo'lishi kerak, jumladan , boshlangan loyiha rejasi va o'quv qo'llanmalari.
Ko'rib turganingizdek, oddiy 5 kunlik o'zgarish keng ko'lamli ta'sirga ega bo'lishi mumkin. O'zgarishlarni amalga oshirish yoki yo'q qilish to'g'risida qaror qabul qilishdan oldin, bularning barchasi haqida bilish juda muhim, chunki to'liq tasvirni natijani o'zgartirishi mumkin.
Tavsiya tayyorlang va taqdim eting
Endi siz o'zgarishlarning to'liq ta'sirini bilasiz, u bilan oldinga qadam qo'yishga loyiqmi yo'qmi haqida maslahat berasiz.
Ba'zi holatlarda bunday bo'lmaydi, chunki tushundikki, bu mablag 'xarajatlardan kam bo'ladi. Boshqa hollarda qo'shimcha ishni bajarish xarajatlarini qoplash uchun u erda etarli foyda bo'lishi mumkin. Yana boshqa hollarda siz o'zgarishingiz iqtisodiy jihatdan salbiy ta'sir ko'rsatishi mumkinligini bilib olishingiz mumkin, ammo bu tartibga rioya qilish yoki tartibga solish masalasi yoki tashkilotning qayta tuzilishi kabi boshqa bir ichki sabab tufayli bu haqda hech narsa qila olmaysiz.
Qaror qabul qiling
Sizning avtorizatsiya chekloviga kiradigan kichik o'zgarishlar uchun siz o'zingizni o'zgartirmang yoki o'zingiz emas, balki (jamoadan to'g'ri kiritish bilan) qaror qabul qilishingiz mumkin. Katta miqdordagi narsa loyiha homiysi yoki loyiha kengashi tomonidan tasdiqlanishi kerak.
Orqaga qaytib borib, o'zlarining o'zgarishi rad etilganligini kimga ayting. Siz loyiha manfaatdor shaxslaringizni bezovta qilmaslikdan qo'rqing !
O'zgarishlarni boshqarish vositalari
Ushbu jarayonni yanada soddalashtirish va soddalashtirish uchun siz foydalanishingiz mumkin bo'lgan bir qator o'zgarishlarni boshqarish vositalari mavjud. Men tavsiya qilaman:
- Loyihani amalga oshirish doirasiga o'zgarish kiritish uchun nima qilish kerakligi haqida odamlarni aylanib chiqadigan nazorat ro'yxati yoki jarayon xaritasi.
- Shabloni o'zgartirish so'rovining shakli. Bu avtomatik ish oqimi orqali onlayn bo'lishi mumkin.
Kelgusi loyihani o'zgartirish haqida so'rovga nima kirganini ko'rib chiqaylik.
Loyihani o'zgartirish haqida so'rov
Loyihani o'zgartirish so'rovining shakli quyidagilarni o'z ichiga oladi:
- O'zgartirishni so'ragan shaxsning ismi ("so'rovchi").
- Noyob identifikator, o'zgarish raqamiga o'xshash (siz uni keyinroq qo'shishingiz mumkin, chunki odamlarning har qanday so'rovni ko'tarib, shaklni ishlatish o'sha qutiga nima kiritilishini bilib olishi mumkin emas).
- Taklif etilayotgan o'zgarishlarning ta'rifi, ular boshqarishi mumkin bo'lgan narsalar.
- O'zgarishlar kategoriyasi. Ideal holda, siz ushbu bo'limga tayyorgarlik ko'rasiz, shunda ular faqat qutini belgilashlari kerak. Bu o'zgarish rejani yoki ichki muvofiqlik bilan bog'liqmi yoki yo'qmi (aslida) rejalashtirish va baholash bosqichlarini ko'paytira olasizmi va shunchaki u bilan bog'lana olasizmi.
- O'zgarishlar nima uchun. Buning uchun asos nima? Nima uchun so'rovchi buni xohlaydi?
- O'zgarishning loyihaning turli xil elementlariga ta'siri, shu jumladan vaqt, xarajat, sifat, tortib olsa. Ular barcha tafsilotlarga ega bo'lmasligi mumkin, shuning uchun siz bo'shliqlarni to'ldirish uchun o'zgarishlarni baholash bosqichida ular bilan ishlashingiz mumkin. Ular imkon qadar ko'proq narsani bajarishlari kerak. Ushbu nuqtada izlayotgan minimal narsa, ular mavjud loyiha parametrlarini oshirish, kamaytirish yoki o'zgartirishni tasdiqlash uchun.
O'zgartirish so'rovining pastki qismida o'zgarishlarni batafsil muhokama qilish uchun siz to'ldirishingiz kerak bo'lgan ba'zi tafsilotlar bo'ladi. Sizning shabloningiz uchun quyidagi maydon ham bo'lishi kerak:
- Qarorni o'zgartirish: Qabul qilish, Rad etish yoki Keyinroq
- Qaror qabul qiluvchi shaxsning nomi (yoki guruh), shuningdek qaror qabul qilingan sana va boshqa qo'shimcha izohlar.
So'rovni bajargan shaxs hali natijasini bilishmaydi - hech kim qolmaydi - shuning uchun bu qutilar o'ng guruh taklifingizni muhokama qilish va qaror qabul qilish uchun uchrashgancha bo'sh qolaveradi.
O'zgarishlar va loyihaning ko'lamini boshqarish
Loyiha doirasini boshqarish - loyihada nima borligini nazorat qilishning asosiy usuli. Loyihani amalga oshirish doirasiga o'zgarish kiritilganda, loyihani umuman qanday ta'sir qilgani haqida o'ylashingiz kerak. O'zgarishlaringizni boshqarish jarayoni buni bajarishga yordam beradi va uni tarkibiy jihatdan o'rnatish uchun o'zgarishni boshqarish miqyosni boshqarishning kichik qismi hisoblanadi.
Bu erda Project Management Body Information Guide (PMBOK® Guide) - Beshinchi Chop etish uchun loyiha o'zgarishini boshqarish haqida fikr yuritishingiz mumkin, chunki bu sizning fikringizga ko'ra intuitiv emas. PMBOK® Guide "Loyiha doirasi boshqaruvi" bo'limida "Nazorat doirasi" deb nomlanadigan jarayonni o'z ichiga oladi va bu boshlash uchun ajoyib joy. Biroq, loyihalardagi o'zgarishlarni boshqarish jarayoni yanada murakkab tarzda ko'rib chiqilishi kerak va bu matnda aks ettirilgan. PMBOK® Guide foydalanuvchilari ham Integrated Change Control ni bajarish uchun murojaat qilishlari kerak, chunki bu narsa har bir narsani bir-biriga bog'lashni belgilaydi.
PMPga aylanish uchun PMBOK® Guide qanday qilib o'zgarishlarni boshqarishni o'z ichiga olishi kerakligini tushunib olishingiz kerak. Shunga qaramasdan, siz loyihalaringizda foydalanadigan o'zgarishlarni boshqarish jarayoni integratsiyalashgan, oson amal qilish va amaliy bo'lishi kerakligini yodda tuting.
O'zgartirish jarayoni orqali jamoangizga yordam berishning 5 ta yo'li
Sizning loyiha jamoasi loyihangizning muvaffaqiyati uchun juda muhimdir, shuning uchun siz loyihangizda o'zgarishlarni boshqarayotganda ularga yordam berishga yordam beradi.
Bu erda sizga loyiha o'zgarishini boshqarish jarayoni bilan tezda kelishishga yordam beradigan 5 usul mavjud.
1. O'zgarishlar haqida gapiring. Loyihalardagi o'zgarishlar odatdagidek va ular buni kutishlarini bilishlari kerak.
2. Jarayonni baham ko'ring. Yuqorida biz o'zgarishlarni boshqarish jarayoni haqida suhbatlashdik, lekin bu har kimga tabiiy ravishda kelmaydi. Sizning jamoa a'zolaringiz, siz ularga aytmaguningizcha, nima qilishlari kerakligini bilishmaydi. Ular bilan jarayonni davom ettirish uchun brifingni tashkil eting va ularda qanday rol o'ynashi haqida xabar bering.
3. osonlik bilan qiling. Agar loyiha miqyosidagi o'zgarishlarni boshdan kechirayotgan bo'lsa, u juda sezuvchan bo'lishi mumkin. Vaqt noto'g'ri, byudjetdan farq bo'lishi mumkin, talablar mutlaqo boshqacha. Jamoa, o'zgarishlarni bartaraf etishi mumkin. Ayniqsa, oldindan o'ylab qo'ygan qarorni bekor qilgan katta yoki katta tosh (ha, shunday bo'ladi). Jarayonni ular uchun iloji boricha osonroq qiling.
4. Yordam berish uchun u erda bo'ling. Yangi ish uslubi yotish uchun biroz vaqt talab etadi. Agar oldin loyihani o'zgartirishni norasmiy tarzda boshqargan bo'lsangiz (yoki umuman bo'lmasa), rasmiy jarayonga o'zgartirish bir oz vaqt olishi mumkin, bu erda "atrofdagi narsalarni qilish usuli" '. Jamoatingizga sizga yordam berish uchun o'sha erda ekanligingizni ayting.
5. Yo'q, demang. Barcha o'zgarishlar o'zgaruvchan takliflar emas. Jamoangizga ma'lumki, ular o'zgarish haqida juda yaxshi fikr bildirsalar, hozirgi vaqtda bu loyiha uchun kerakli narsa bo'lmasa, siz ular bilan suhbatda o'zgarish so'rovchisiga murojaat qiling.
O'zgarishlarni samarali boshqarmaslik loyihangizni o'chirib tashlashning usullaridan biri hisoblanadi, shuning uchun ehtiyot bo'ling. Ushbu ma'lumot bilan qurollangan, endi loyiha o'zgarishlarini boshqariladigan usul bilan boshlashingiz mumkin.