Siz uchun namunali kompaniya uchrashuvi Loyiha rejasi boshlandi
Loyihani oldindan rejalashtirish
Sizning birinchi qadamingiz rejani rejalashtirishdir.
Siz tadbirni manfaatdor tomonlar bilan muhokama qilishdan boshlaysiz. Agar bu o'tgan yili amalga oshgan bo'lsa, nima to'g'ri bo'ldi? Nima bo'ldi? Ushbu loyihani kim boshqargan va siz bu yilgi tuzoqqa tushishingizga yordam bera olasizmi? Bosh direktor sizga loyihani topshirganligi uchun u tadbirdan nimani xohlaydi? Voqealar qachon bo'ladi? Qaerda? Byudjet nima?
Ko'proq ma'lumotni imkon qadar yig'ing. Bu sizga loyiha rejasini tuzadigan skelet bo'lib qoladi.
Jamoa tuzing
Ushbu loyihani muvaffaqiyatli amalga oshirish uchun qanday boshqa resurslar kerak? Bu voqeani muvaffaqiyatli bajarishga yordam beradigan boshqa bo'limlarda odamlar bormi? U erda yordam berish uchun nima qilish kerak? Faqat so'rashingiz mumkinmi yoki siz ularning xo'jayinidan rasmiy rozilikni olishingiz kerakmi? Ulardan qancha vaqt kerak? Sizga ularga qanday qobiliyat kerak? Siz istagan kishi mavjud bo'lmasa, bu mahoratni boshqalar ham taqdim etishi mumkinmi?
Bu kompaniya kengashida bo'lgani uchun, HR yordami qanday bo'lishi mumkin?
Sizning yordamingiz kerak bo'ladimi? Marketing bo'limi haqida nima deyish mumkin? Sizga bu sohada yordam kerakmi?
Kun tartibini rejalashtirish
Uchrashuvning qancha davom etishini bilganingizdan so'ng, vaqt bloklarini to'ldirishga kirishasiz. Sizga ochilish ma'ruzachisi kerakmi? Kim bu bo'ladi? Ishtirokchilarni birgalikda saqlaysizmi yoki dasturning bir qismi uchun ularni kichikroq guruhlarga ajratasizmi?
Sizga qancha boshqa ma'ruzachilar kerak? Agar siz tashqariga chiqsangiz, kim ko'proq sessiyalarga ega bo'ladi?
Tadbir bir necha kun davom etadimi? Birinchi kunni qanday qilib yopasiz? Ikkala kunda qanday qilib qayta ochiladi?
Oxirida qanday qilib sizni o'rab olasiz? Sizga yakuniy nutq kerakmi? Mehmonxonadan tashqarida bo'lgan odamlarni logistika qilishni qanday hal qilasiz?
Joyni toping
Qancha odam kelayotganini bilib oling. Keyin qanchalik katta bo'sh joy kerakligini aniqlang. Tadbir qaerda o'tkaziladi? Kompaniya ofisida xona mavjudmi yoki sizga ko'proq joy kerakmi? Bosh direktor uchrashuvdan tashqari joyda uchrashuv o'tkazishni istaysizmi, shuning uchun odamlar konsentrasiyani amalga oshirishi mumkinmi yoki u xarajatlarni minimallashtirish uchun ofisda o'tkazilishini xohlayaptimi?
Sizning hududingizdagi qaysi xususiyatlar sizga kerakli joyni taqdim etishi mumkin? Aeroport yaqinidagi mehmonxonada shahar tashqarisidan kelgan odamlar uchun sayohat vaqtini kamaytirish uchun yaxshi tanlov bo'ladimi yoki shahar tashqarisida jim bo'ladigan narsalarni topishingiz kerakmi?
Turli joylar o'z ob'ektlari uchun nimani talab qilmoqda? Ular nimani o'z ichiga oladi va nima sotib olishingiz va nimaga olib kelishingiz kerak? Ular siz bilan birga ishlaydigan shaxsni tayinlaydilarmi? Materiallardan va tashqi dunyodan bo'lgan kishilarga nisbatan ularning siyosati qanday?
O'chirib oling
Javoblarning eng kamida ko'pi bilan javob topib, loyiha rejasini tuzishga kirisha olasiz.
Shuni yodda tutingki, bu erda biz ko'rsatadigan loyiha vazifalari ro'yxati, faqat ishni taqsimlash tizimi (WBS). Bu vazifalar yoki vaqt jadvallari orasidagi bog'liqliklarning hech birini o'z ichiga olmaydi. Keyinchalik qo'shiladi.
Namuna Kompaniya uchrashuvi Loyiha rejasi
Loyiha menejmentining asosiy vositalaridan foydalanib, loyihani qanday rejalashtirish bo'yicha rejalashtirish jarayonida loyihani rejalashtirish va loyihalarni boshqarish ko'nikmalaridan foydalanish masalalarini muhokama qildik. Loyiha rejasi ishlamaydigan tuzilmasi (WBS) kompaniyaning uchrashuvini rejalashtiruvchi loyihani qidirishi mumkin:
1. Loyihani oldindan rejalashtirish
- Byudjetni aniqlang
- Loyihalash maqsadlarini belgilash uchun CEO bilan muhokama qiling
- Maslahatlar uchun avvalgi Project Manager (PM) bilan bog'laning
- Manfaatli tomon ro'yxatini belgilang
- Kirish uchun manfaatdor tomonlar bilan bog'laning.
- Tadbir uchun afzal kunni belgilang
- Nechta ma'ruzachilar / ma'ruzachi kerakligini aniqlang
- Qo'llab-quvvatlash xizmatining qancha xodimiga ehtiyoj borligini aniqlang
- Qancha ishchi ishtirok etishini aniqlang
- Voqealar uchun mumkin bo'lgan joylarni ro'yxatlang
2. Loyiha jamoasi tuzing
- Marketingdan bahramand bo'ling
- Xodimlar bilan ishlash
- Xarid qilish yordam berishni kimga topshiradimi-yo'qmi
- Susanga barcha ma'ruzachilarning tafsilotlarini bilishlarini so'rang
- Fursatdan foydalanib turing
- Loyiha jamoasi boshlanadigan uchrashuvni rejalashtirish
3. Kun tartibini ishlab chiqing
3-kun rejasi
- Boshlash vaqtini belgilang
- Vaqtni belgilash, ro'yxatga olish uchun joy va xodimlarni tashkil etish
- Ertalabki sessiya uzunligini o'rnating
- Nutqning uzunligini belgilang
- Tong sinishi uchun zarur bo'lgan karnay sonini hisoblang
- Karnaylarni qabul qilish
- Ertalabki tanaffusni rejalashtirish (vaqt va uzunlik)
- Tanaffus vaqtida konferentsiya zalini yangilash (suv, axlat va h.k.)
- Peshin tanaffusini rejalashtirish (vaqt, vaqt, joylashuv, menyu, kim to'laydi)
- Kunduzgi mashg'ulotlar rejasi (uzunligi, spikerlar soni)
- Peshindan keyin kelgan ma'ruzachilarni ishga olish
- Bir kunlik rejani yopish (vaqt, kim, uzunligi)
3b rejasi Ikki kun
- Boshlash vaqtini belgilang
- Ertalabki sessiya uzunligini o'rnating
- Tong sinishi uchun zarur bo'lgan karnay sonini hisoblang
- Karnaylarni qabul qilish
- Ertalabki tanaffusni rejalashtirish (vaqt va uzunlik)
- Tanaffus vaqtida konferentsiya zalini yangilash (suv, axlat va h.k.)
- Peshin tanaffusini rejalashtirish (vaqt, vaqt, joylashuv, menyu, kim to'laydi)
- Kunduzgi mashg'ulotlar rejasi (uzunligi, spikerlar soni)
- Peshindan keyin kelgan ma'ruzachilarni ishga olish
- Rejalashtirilgan nutqni rejalashtirish (vaqt, kim, uzunlik)
- Mehmonxonadan chiqish vaqti bilan ajrating
4. Kosmikni rejalashtirish
- Ishtirokchilar sonini aniqlang
- Muzika yotqizishni rejalashtirish (jadvallar qatoriga)
- Kerakli joyni hisoblang
- Mavjud joylar (xarajatlar, joylashuv, xizmatlar, shu jumladan) bilan tekshirilsin
- Har kuni va jami ma'ruzachilar sonini sanab o'tish
- Kerakli yordamchi xodimlarning sonini va turini aniqlang
- Xonaga qancha ishtirokchi / ma'ruzachilar / xodimlar kerakligini bilib oling
- Xarajatlar va sanalarni mavjud joylar bilan muzokara qiling
- Tanlangan joy bilan shartnoma tuzing
5. Voqeani e'lon qiling
- Tafsilotlarni tadbir joyiga yakunlang
- Ishtirokchilarga xabar berilishiga ishonch hosil qiling
- Mavzu va ma'ruza vaqtini kunduzi xabar qiling
- Barcha qo'llab-quvvatlovchi xodimlarni vazifa va shiftlarni xabardor qiling
- Ishtirokchilardan RSVPlarni oling
- Zarur bo'lganlarga almashtirish haqida xabar bering
6. Kuzatib turing
- Barcha ma'ruzachilardan loyiha nutqlarini qabul qiling
- Yakuniy nutqlarni ko'rib chiqing
- Barcha ishtirokchilar, ma'ruzachilar, xodimlar uchun nom teglarini oling
- Ishtirokchilarga har qanday material va sovg'alar sotib oling
- Voqeani joylashuvi bilan tasdiqlang
7. Tadqiq va baholash
- Barcha ishtirokchilarni qoniqtiradigan so'rovni yuboring
- Barcha ma'ruzachilarga ko'rib chiqish so'rovini yuboring
- Barcha ma'ruzachilarga va xodimlarga rahmat
- Loyiha jamoasi bilan yaqin uchrashuv o'tkazing
Oldinga rejalashtirish
Yuqoridagi loyiha ishi tuzilmasi (WBS) kompaniyaning uchrashuvini rejalashtirish uchun namuna ko'rsatadi. Bu faqatgina chizilgan. Loyiha jamoasi shu narsalar ustida ish olib borishi va ulardan ko'pchiligini kengaytirish kerak. Bundan tashqari, ular har bir topshiriq uchun zarur bo'lgan vaqt, topshiriqlarning nisbiy ahamiyati va vazifalar o'rtasidagi o'zaro bog'liqlik / bog'liqliklar bo'yicha ishlashi kerak.