Malumot xatini yozish bo'yicha maslahatlar, shuningdek, nomzodga qanday materiallar haqida so'raladigan maslahatlar va kimnidir yozmaslik uchun (va yo'q demay) so'zlarni qanday qilib o'qing.
Malumot maktubi nima?
Tavsiyanat maktubi deb ham ataladigan bir murojaat maktubi, kimning ish tajribasiga, malakasiga, tajribasiga, shaxsiy fazilatlariga va / yoki akademik ishiga ta'sir ko'rsatadigan xat. U sobiq ish beruvchi, hamkasbi, mijozi, o'qituvchisi yoki u haqida ijobiy gapiradigan boshqa birov tomonidan yozilgan.
Yo'naltirilgan xatlarni talab qilganda
Odatda, taxminan uchtasi mos yozuvlar harflari kerak siz ish joylari, amaliyotlar, ko'ngilli lavozimlar, kollejlar va aspirantura dasturlariga murojaat qilasiz. Malumot maktub - o'zingizning ishingiz, xarakteringiz va yutuqlaringiz bilan tanishgan kishi tomonidan yozilgan mahoratingiz va sifatingiz ijobiy tasdiqlanishi.
Malumot maktubida o'quvchining nima uchun sizni tanlashi kerakligi va nima uchun siz murojaat qilayotganingiz uchun sizga mos bo'lganligi tushuntirilgan. Imtihonlarni qabul qiluvchi yoki tashkilotda qabul qilishni ko'zlaydigan tashkilot tomonidan arizalar so'ralishi mumkin yoki ular ish beruvchi yoki murojaat etuvchi tomonidan taklif qilinishi mumkin.
Malumot maktubiga nima kiradi?
Malumot maktabi sizning ko'nikmalaringiz va xususiyatlaringizni ijobiy tasdiqlaydi. Bu sizning o'quvchingiz nima uchun sizni tanlashini va nima uchun siz murojaat qilayotganingiz uchun sizga mos bo'lgan nimani anglatishini tushuntiradi.
Kasb-hunarga xatni ko'pincha ishchi maqomida erishgan yutuqlaringiz bilan yaxshi tanish bo'lgan ustoz, hamkasbi, mijoz, o'qituvchi yoki professor yozadi.
Bu odatda sizning lavozim va mas'uliyatingizning ta'rifini, kompaniyadagi vaqtingizni va sizning qobiliyatingizni, malakangizni va tashkilotga qo'shgan hissangizni o'z ichiga oladi.
O'zingiz istagan lavozimga yaxshi nomzodni ko'rsatadigan xususiyatlarga ega bo'lgan oilaviy do'st, muallim yoki qo'shnilar tomonidan bir belgi yoki shaxsiy xat yozilishi mumkin. Yozuvchi sizni tanib-bilishini va o'zingizning shaxsiy xususiyatlaringizni ish muhitida qo'llashlari uchun qanday muhokama qilishini tushuntiradi.
Malumot xatini yozishdan oldin nima qilish kerak
"Ha" deb aytishdan oldin o'ylab ko'ring. Maktubni yozishga rozilik bermasdan oldin, ushbu shaxs uchun ijobiy xujjat yozishingiz mumkinligiga ishonch hosil qiling. Agar insonni yaxshi bilmasangiz yoki o'zingizning qobiliyatingiz yoki qobiliyatingiz haqida gapirishingiz mumkin deb o'ylamasangiz , taklifni so'rang . Aslida, shaxsga salbiy ma'lumotnoma yozishdan ko'ra, taklifni yozish uchun hech qanday javob yo'q. So'rovni rad qilganingizda, "Men sizni tavsiya qiladigan eng yaxshi kishi bo'lar ekanman" deb ayta olmayman. Agar iloji bo'lsa, ular so'rashi mumkin bo'lgan boshqa birovni taklif qiling.
Ma'lumot so'rash. Agar siz ularni uzoq vaqtdan beri bilsangiz ham, o'zlarining rezyumelarini yoki CV-nusxasini so'rash yaxshi.
Ular yangi akkreditatsiyaga yoki yutuqlarga ega bo'lishi mumkin va siz imkon qadar dolzarb ma'lumotlarni taqdim qilmoqchisiz. Bu sizga xatni tuzishda sizga ko'rsatmalar berishga yordam beradi.
Malumot xat ma'lum bir ish imkoniyati uchun bo'lsa, shuningdek, ish joyini nusxasini ham so'rang. Xuddi shunday, mos yozuvlar maktubi muayyan maktab yoki dastur uchun bo'lsa, maktab haqida ma'lumot bering. Xatingizning qanchalik ko'p bo'lsa, xatni yozish osonroq bo'ladi.
Barcha ma'lumotlarni oling. Nomzod haqida ma'lumot so'rash bilan bir qatorda, xatni qanday topshirish kerakligi haqida kerakli barcha ma'lumotlarni olish. Maktubni kimga yuborish kerakligini, qaysi muddat tugagani va xatning qanday shaklda bo'lishi kerakligini so'rang. Shuningdek, maktab yoki ish beruvchi sizning maktubingizni kiritishingizni xohlaydigan biron-bir ma'lumot yo'qligini so'rang.
Malumot maktubida nima qilish kerak
Agar nomzod sizning tavsiyangizni yozish uchun ariza bermasa, murojaatnomani rasmiy xat sifatida yozishingiz kerak. Malumot maktubi siz va ish beruvchining kontakt ma'lumotlari (ismi, manzili, telefon raqami, elektron pochta manzili) va undan keyingi sana bilan boshlanishi kerak. Agar bu haqiqiy maktub emas, balki elektron pochta bo'lsa , imzoingizdan keyin xatning oxirida kontakt ma'lumotingizni kiriting .
Kontakt ma`lumotlari va salomlashish: Agar siz xatni shaxsiy yoki ishga qabul qilish komissiyasiga yozyapsiz, xatning yuqori qismida va sizning tabrikingizda kontakt ma'lumotlarini kiriting. Agar siz umumiy xat yozmoqchi bo'lsangiz, " Kimga tashvishlangan bo'lishi mumkin" degan yozuvni yozishingiz yoki xatni faqat birinchi xat bilan boshlashingiz mumkin.
Salom: Maktubingizni "Hurmatli janob / familiya familiyasi" bilan boshlang. Ish beruvchining familiyasini bilmasangiz, shunchaki "Hurmatli ishga yollash bo'yicha menejer" deb yozing. Agar nomzod akademik dasturga murojaat qilsa, "Hurmatli Qabul Komissiyasi" ni yozishingiz mumkin.
Kirish: Maktubni yozayotgan shaxs bilan munosabatingizni tushuntiring. Shaxsni qancha vaqt bilganingizni o'z ichiga olishi mumkin. Keyin nega xat yozyapman. Kompaniyaning nomini, ish joyini, maktabni yoki shaxsning murojaat qilish imkoniyatini o'z ichiga olganligiga ishonch hosil qiling. Misol uchun, so'nggi besh yil davomida XYZ kompaniyasida Jeyms Smitning maslahatchisi bo'lganman, unga ABC kompaniyasining bosh hisobchi lavozimiga tavsiya etaman.
Tananing umumiy fikri : Maktubning tanasida nomzodning shaxsiy xususiyatlari (ijodkorlik, sabr-toqat, ishonch va boshqalar), muayyan ko'nikmalar (mukammal muloqot qobiliyati, tashkilotning malakasi va boshqalar) haqida aniq ma'lumot mavjud. Mumkin qadar aniq bo'ling.
Birinchi xatboshi: Yo'naltiruvchi xatning birinchi xatboshida siz tavsiya qilayotgan shaxs bilan bo'lgan aloqangiz, shu jumladan ularni qanday bilishingiz va nima uchun ish joyingiz yoki oliy o'quv yurtiga tavsiya etish uchun ma'lumotnoma yozishga qodirligingiz tushuntiriladi. Tavsiya qilgan shaxs bilan bo'lgan aloqangizni (shaxsiy yoki professional) eslang.
Ikkinchi xat (va uchinchi va to'rtinchi)
Yo'naltiruvchi xatning o'rta xatboshilari siz yozayotgan shaxs haqida, shu jumladan nega malakali bo'lganligi va qanday yordam berishi mumkinligi haqidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi. Agar kerak bo'lsa, batafsil ma'lumotlarni taqdim qilish uchun bir nechta xat ishlatish kerak. Ushbu shaxsning nima uchun malakali nomzod ekanligi haqida aniqroq ma'lumot oling. Agar imkoningiz bor bo'lsa, unda mansab uchun zarur bo'lgan ko'nikmalarni muvaffaqiyatli ishlatganini kuzatgan muayyan holatlar bilan bog'lang.
Muayyan ish , maktab yoki imkoniyat bilan bog'liq bo'lgan fazilatlarni va ko'nikmalarni ta'riflashga harakat qiling. Misol uchun, agar kishi menejer sifatida ish izlayotgan bo'lsa, u odamning etakchilik va muloqot qobiliyatiga e'tibor beradi.
Maktubni yopish
Yakunlovchi paragrafda qo'shimcha ma'lumotni taqdim eting va o'zingizning aloqa ma'lumotlarini (telefon va elektron pochta) o'z ichiga oladi, shunda siz og'zaki tavsiyalar berishingiz yoki kerak bo'lganda boshqa savollaringizga javob berishingiz mumkin. Shunga qaramay, siz bu kishiga "yurakdan" yoki "zahira qilmasdan" maslahat berganingizni takrorlashingiz mumkin.
Imzo: Maktubni imzoingizni, qo'lda yozib oling va siz yozgan ismingiz bilan yakunlang. Agar bu elektron pochta bo'lsa, unda siz yozgan ismingizni, keyin esa kontakt ma'lumotingizni kiriting. Xulosani biznes tugatishlar misollari bilan qanday tugatish kerak .
Tavsiya maktubning uzunligi, formati va shrifti
Sizga maktubni yozishni boshlashdan oldin: nomzodga o'zingizning rezyumeni, transkriptini, CVini yoki shaxsni aniq tasvirlab berishga yordam beradigan boshqa materiallarni yuborishlarini so'rang. Shuningdek, u murojaat qilgan lavozimning tavsifini va kompaniyaga oid ma'lumotlarni so'rashingiz mumkin. Ko'proq ma'lumotingiz bo'lsa, kuchli tavsiyalar yozish osonroq bo'ladi.
Miqdori: Tavsiya maktubi bir yoki ikki xatboshidan ortiq bo'lishi kerak; Bu yozuv sizni insonni yaxshi tanimagan yoki to'liq tasdiqlamaganligini ko'rsatadi. Biroq, siz xatni qisqa va bir nechta asosiy fikrlarga diqqat qilishni xohlaysiz, shuning uchun bir nechta sahifani yozib qo'ying. Odamni bilishingizni va ularni nima uchun tavsiya qilayotganingizni tushuntiradigan uchta yoki to'rtta xatboshilardir.
Format: Tavsiya maktubi har bir xatboshi orasidagi masofa bilan bir qatorda bo'lishi kerak. Sahifaning yuqori, pastki, chap va o'ng qismida taxminan 1 "chekka joydan foydalaning va matni chapga (ko'pchilik hujjatlar uchun mos keladigan) tekislang.
Shrift: Times New Roman, Arial yoki Calibri kabi an'anaviy shriftlardan foydalaning. Shriftning o'lchami 10 dan 12 gacha bo'lishi kerak, shuning uchun uni o'qish oson. Shrift o'lchamini sozlash xatni bitta sahifaga saqlashning yaxshi usuli hisoblanadi.
O'zgartirish: Maktubni yuborishdan oldin uni o'qib chiqing. Siz xatni boshqa birovga o'zgartirishingiz mumkin, ammo uning shaxsiy hayotini saqlab qolish uchun nomzodning ismini yashirishingiz mumkin.
Misolni ko'rib chiqing
Aziz Ayollar Jonson,
Men Sara Jones kompaniyasining raqamli marketing menejeri lavozimiga Saber Marketing & PRda tavsiya etishni tavsiya qilaman. "A & B Media" kompaniyasining marketing direktori sifatida, men bu erda marketing bo'yicha sherigim lavozimida ishlagan paytda Sarahning maslahatchisi sifatida ishlashdan mamnunman. Mas'uliyatli, vaqtida va juda yorqin, Sara A & B Media-da eng yaxshi iste'dodlar qatoriga kirdi va men uning malaka va mahoratini mutlaqo qo'llab-quvvatlayman.
Men stolga kelgan bilim va uning sohadagi eng so'nggi yangiliklari haqida doimo hayratga tushdim. Sara aniq tahliliy ko'nikmalarni kuchli sezgi bilan uyg'unlashtiradi va men doim belgilangan muddatlarga erishish uchun va unga bo'lgan umidlarimizdan ustun bo'lishimiz mumkinligini bilar edim. Biz bilan ikki yil mobaynida u ko'p sonli yutuqlarga erishdi, ya'ni bizning ijtimoiy media ishtirokini 20 foizga oshirish, veb-saytingizga chiqish stavkasini 10 foizga kamaytirish, raqamli kampaniyalarda ROIni 15 foizga oshirish uchun.
Sara'nın professional yuragi A & B Media uchun juda qadrli bo'lsa-da, u ham ajoyib jamoa o'yinchi edi. Optimistik, qiziqarli va qulay bo'lishi bilan birga, Sara ofisda faoliyat yuritish uchun juda quvonchli edi va bizda ham, kompaniyada ham ko'p ijobiy munosabatlarni rivojlantirdi.
Buning ustiga, men taklifimga juda ishonamanki, Sara Saber Marketing & PR uchun katta qulaylik bo'lishiga ishonaman. Agar siz Sara bilan ishlash tajribam haqida ko'proq gapirishni istasangiz, iltimos, menga melissa@abmedia.com elektron pochta orqali yoki 555-555-5555 raqamiga qo'ng'iroq qiling.
Hurmat bilan,
Melissa Bradley
Marketing direktori
A & B Media
melissa@abmedia.com
555-555-5555
Xatni formatlash
Agar siz xatni ish beruvchiga yoki maktabga yuborsangiz, tegishli biznes maktub formatiga rioya qiling. Bunga xatning yuqori qismidagi o'zingizning maktubingizni (odatda, ishga qabul qilish menejeri) ega bo'lgan shaxsning kontakt ma'lumotlarini, tarixini va kontakt ma'lumotlarini kiritish kiradi. Shuningdek, o'zingizning qo'lda yozilgan imzoingizni jismoniy xatning past qismiga qo'ying.
Biroq, agar siz ushbu maktubni elektron pochta orqali yuborayotgan bo'lsangiz, har qanday aloqa ma'lumotini yoki xatning yuqori qismidagi sanani kiritishingiz shart emas. Buning o'rniga, sizning elektron pochtangiz imzosidan keyin aloqangiz haqidagi ma'lumotlarni ko'rsating. Shuningdek, nomzodning ismini, ishlayotgan ishni (agar mavjud bo'lsa) va sizning maktubingizning maqsadini aniq, qisqa mazmunli satrga ega bo'lishiga ishonch hosil qiling. Masalan, mavzu satri quyidagicha bo'lishi mumkin: "Favqulodda ism familiyasi uchun tavsiya - Inson resurslari bo'yicha yordamchi".
Reference Letter shablonini ishlatish
Agar siz nimani yozishga ishonchingiz komil bo'lmasa, mos yozuvlar maktub shablonidan foydalaning va ma'lumotingizni kiritish uchun uni shaxsiylashtirish. Agar shablon, xatni qanday formatlashni va xatni qanday kiritishni ko'rishning foydali usulidir.
Siz o'zingizning maktubingizda nima kiritilishi haqida fikr-mulohazalar uchun namuna namunalarini ko'rishingiz mumkin. Shunga qaramay, xatni o'zgartirishni unutmang, shunda xatni yozayotgan shaxsga nisbatan qo'llaniladi.
Ko'proq namunalar: Yo'naltiruvchi xat namunalari