Muhim qaydlarni tez va oson topish
Sizning muhim hujjatlaringiz haqida o'ylashingiz mumkin bo'lgan yagona vaqt - ularga kerak bo'lganda. Ko'p hollarda siz ularga kerak bo'lganda ularni topa olmaysiz, chunki sizda kerakli hujjatlarni saqlash uchun tashkil etilgan va markazlashtirilgan tizim mavjud emas va / yoki oxirgi marta kerakli hujjatlarni saqlash uchun siz uni qayta dengizga sizning uyingizda ishlaydigan hujjatlarni o'z joyiga qaytarib qo'yish o'rniga.
Tanish tanishmi?
Sizning barcha muhim hujjatingiz bilan uyingiz bo'ylab tarqalib ketganingizda, siz ularni ko'plab vaqt va kuch sarflaysiz. Siz ulardan ayrimlarini to'liq yo'qotish xavfiga ham egasiz. Lekin bir necha oddiy qadam bilan siz muhim qog'oz hujjatlarini shu hafta oxirida bir soat ichida tashkil etishingiz mumkin!
Siz ikki dona kichik rasmli shkafga yoki portativ osgan fayl qutisiga, ko'p rangli osgan fayllarga (6 xil rang), manila uchinchi qismli yuqori qavatli papkalarga va yong'inga xavfsiz (ixtiyoriy) kerak. Yoki siz katta bog`lovchi va yorliq qo'shimchalarini sotib olishingiz mumkin. Sizning mol-mulkingiz bor bo'lgach, hujjatlarni tartibga solish uchun olti bosqichdan iborat bo'ladi.
Birinchi qadam: Barcha hujjatlarni to'plang
Barcha muhim hujjatlarni tartibga keltirishdan oldin siz ularni topishingiz kerak. Bu ba'zan bajarilganidan ko'ra osonroq.
Uydagi idorangizni tortma va stolga yoki stolga qo'yilgan qog'ozlarga o'xshashligini tekshiring. Oshxonadagi dastgohlaringizni, shuningdek, oshxonada tortma idishlarini va savatlarni yig'ishtirib olishni tekshiring.
Yotoq xonangizda shkafi va shkafga qarang (siz ularni ertalab shoshilganda qoldirib, ular haqida unutgan bo'lishingiz mumkin). Oxir-oqibat, ammo hech bo'lmasa, portlovchi moslamani yoki portfelini siz tasodifan atrofingizda (opps) olib yurgan muhim hujjatlar uchun tekshiring.
Ikki qadam: hujjatlarni tasniflash
Eng muhim hujjatlar quyidagi oltita toifaga kiradi.
Barcha to'plangan hujjatlaringizni quyidagicha tartiblang:
- Uy va mulkni ro'yxatga olish - ipoteka, mol-mulk, uy-joylarni obodonlashtirish loyihalari va tushumlar, asbobsozlik vositalari va kafolatlar, mulk solig'i to'g'risidagi ma'lumotlar, uy-joy sug'urtasi bo'yicha siyosat va qo'llanmalar
- Avtotexnik yozuvlar - sarlavhalar, texnik yozuvlar, sug'urta polislari va axborot, kredit axborotlari va to'lovlar
- Sog'liqni saqlash yozuvlari - sug'urta polislari, sog'liqni saqlash sug'urtasi bo'yicha qo'llanma, tibbiy imtiyozlarni tushuntirish, doktorlik hujjatlari, retseptlar ro'yxati, moslashuvchan sarf-harajatlar, tibbiy tushumlar, tibbiy yo'riqnomalar, hayotni sug'urtalash qoidalari.
- Moliyaviy yozuvlar - bank hisobvaraqlari, soliq deklaratsiyalari, soliq deklaratsiyasi yozuvlari, investitsion yozuvlar, qarz yozuvlari, kredit karta deklaratsiyasi
- Elektron yozuvlar - uyali shartnomalar va qo'llanmalar; kompyuterlar, noutbuklar va iPadlar uchun sotishdan tushgan pullar va kafilliklar; simi va internet rejalari va veksellari; simsiz router sotuv qog'ozi va qo'llanma
- Shaxsiy yozuvlar - tug'ilganlik to'g'risidagi guvohnoma, nikoh guvohnomasi, ajrashish hujjati, qamoqda saqlash hujjatlari, ijtimoiy xavfsizlik to'g'risidagi ma'lumotlar, immunizatsiya yozuvlari, pasport, harbiy xizmatga oid yozuvlar, suvga cho'mish va tasdiqlash yozuvlari, irodasi, dafn etilishi rejasi va ko'milgan joylar to'g'risidagi ma'lumotlar. Agar sizda uy hayvonlari bo'lsa, veterinariya va vaktsinalar kabi muhim hujjatlarni ushbu toifaga qo'shishingiz mumkin.
Uchinchi qadam: muhim hujjatlarni toping
Muhim hujjatlaringizning ko'pchiligi muntazam ravishda filtrlash yoki portativ osma fayl qutisiga saqlanishi mumkin. Biroq, ba'zi joylarda, albatta, yong'inga chidamsiz, yoki xavfsiz joyda saqlanishi kerak.
Muhim hujjatlar - bu juda qiyin yoki ko'p vaqt talab qiladigan hujjatlar. Ular buzilgan yoki o'g'irlangan holatlarda buzilgan shaxsiy ma'lumotni o'z ichiga olishi mumkin. Sizning uyingiz olov yoki suv toshqinlari bilan vayron qilingan bo'lsa, ushbu muhim hujjatlarni buzilmasligi kerak.
Ko'pgina odamlar uchun quyidagi hujjatlar muhim ahamiyatga ega bo'ladi: ijtimoiy xavfsizlik to'g'risidagi ma'lumotlar, tug'ilish guvohnomalari, sug'urta polisi agentingizning kontakt ma'lumotlari, xohishlari, mulkiy ishlari, avtomobil nomlari, pasportingiz va dastlabki imzoingizni talab qiluvchi har qanday shartnoma yoki bitim.
Yong'inga qarshi xavfsiz yoki tashqarida saqlash sharoitida joylashtirilgan barcha muhim hujjatlarning asosiy ro'yxatini tuzing.
To'rtinchi qadam: Sizning hamyonni takrorlang
Ko'pchiligimiz har kuni hamyonimizdagi tanqidiy ma'lumotlarni olib yurishadi. Sizning hamyoningizdagi hamma narsani bilasizmi? Agar sizning hamyoningiz yo'qolib qolsa yoki o'g'irlangan bo'lsa nima qilasiz?
Haydovchilik guvohnomasini, donor kartani, tibbiy sug'urta kartalarini (nogironlar), savdo do'koni do'konlari soddalashtirilgan kartalari, ombor klublari va, eng muhimi, barcha kredit va debet kartalari (old va orqa nusxasini nusxalash) kabi a'zolik kartochkalarini nusxasini oling. Ushbu nusxalarini boshqa muhim qog'oz hujjatlaringiz bilan saqlang:
Beshinchi qadam: oddiy fayl tizimini yaratish
Fayl berish tizimining soddalashuvi qanchalik sodda bo'lsa, siz uni izchil asosda ishlatishingiz mumkin. Muhim hujjatning har bir toifasini oling va unga osib qo'yilgan fayl rangini belgilang:
- Uy va mulk yozuvlari
- Avtomatik yozuvlar
- Sog'liqni saqlash yozuvlari
- Moliyaviy rekvizitlar
- Elektron relizlar
- Shaxsiy yozuvlar
Har bir kategoriya bo'yicha mavjud bo'lgan hujjatlar soni uchun sizning fayl tizimingizga tegishli fayllarni qo'shing.
Manila papkalarini va har bir kategoriya ichida har bir hujjat uchun papka yarating. Jildlarni mos rangli osilgan fayl bo'linmasiga joylashtiring.
Katta uchta halqali ulash vositasi va nishon qo'shimchalari sotib olsangiz, yuqoridagi yozuvlar bilan yorliqlarni belgilang, qog'ozli teshik barcha hujjatlarni zabt eting va ularni tashkil qiling. Agar qog'oz qog'oz teshikka zarba bo'lmasa, qog'oz teshik papkani urib, hujjatlarni papkaga qo'ying.
Endi hujjat ishi sizniki emas, bu siz uchun bo'sh vaqt bo'lishi mumkin. Ushbu hujjatlarning hammasini skanerlashingiz, ularni qattiq diskka saqlashingiz va keyin hammasini parchalashingiz mumkin. Biroq, ba'zi hujjatlarni saqlash yaxshi saqlanganidek, o'zingizning ixtiyoringizdan foydalaning. Sizning eng yaxshi fikringizni ishlating.
Davomida Xizmat
Endi sizning muhim hujjatingiz tashkil etilsin, ularni uyushtiringlar. Xarajatlarni to'laydigan har oy sizning fayl tizimining tegishli bo'limiga yangi hujjatlarni taqdim etadi. Shu bilan birga, siz hali tizimga kiritilmaydigan oy davomida tizimdan olib tashlangan har qanday hujjatlarni qidirib toping. Qayta yuborish. Yiliga kamida ikki marta, fayllaringizni tozalash mumkinmi yoki yo'qligini tekshirish uchun hujjat tizimidagi hujjatlarni ko'rib chiqing. Yilning birinchi yilida va har bir o'quv yilining oxirida yaxshi dastur taqvimidir.
Bir oz kuch sarflab, muhim qog'oz hujjatlarini tashkil etish orqali uzoq muddatli imtiyozlarni qo'lga kiritishingiz mumkin.
Elizabeth McGrory tomonidan tahrirlangan.