Javob berish oson bo'lgan elektron pochtani yozish qoidalari
Ko'pchiligimiz maktabda elektron maktub yozishni o'rganmagan edik, biroq elektron pochtani qanday yozishni bilish - bu ish joyida qimmatbaho mahorat. Bu, ayniqsa, telekommunikatsiya ishlarida ishlaydiganlar uchun to'g'ri keladi. Yaxshi telefon etiketi bilan birga , uyda ish bilan shug'ullanish va saqlash uchun muhim bo'lgan hech qanday mahorat yo'q.
Yaxshi yozilgan elektron pochta orqali qabul qiluvchining xabarini tushunishi va harakat qilishi osonlashadi. Ish qidirishida, elektron pochta orqali yuzma-yuz birinchi taassurot o'rniga yoki hatto o'rnini almashtirishi mumkin, shuning uchun tegishli tinish belgisi va izchil xabar kalit hisoblanadi. Ishda aniq bo'lmagan elektron pochta xabarlari chalkashlik va kechikishlarga olib keladi. Ishtirokchilarga, mijozlarga, potentsial mijozlarga, boshqaruvchilarni va hatto do'stlaringizni va oilangizni samarali elektron pochta orqali yozish uchun ushbu maslahatlarga amal qiling.
Avvalo, Xabarni va Qabul qiluvchilarni ko'rib chiqing
Keyinchalik, qabul qiluvchining fikrini ko'rib chiqing. U sizning harakatingizni yoki xabaringizni tushunish uchun qanday ma'lumotni talab qiladi? Zarur (lekin haddan ziyod bo'lmagan) fon ma'lumotlarini bering. Shuningdek, ushbu maxsus qabul qiluvchi uchun tegishli xulq-atvorni yodda tuting. OMG yoki LOL kabi imo-ishoralar va qisqartmalar, ish joyidagi ilovalar va biznesning aksariyat elektron pochta manzillari uchun mos kelmaydi.
02 Ta'riflovchi elektron pochta mavzusini yozing
E-pochtani yozganda, "xristian" yoki "ish joyida ishlash" kabi mavzu satrida noaniq narsa yozmang yoki bo'sh qoldiring. Mavzu satrining bunday turlari mavjud elektron pochta manzillari, qabul qiluvchining spam-qutisiga chiqish yoki shunchaki e'tibordan chetda qoldirish imkoniyatini beradi. Agar biror ish uchun murojaat qilmoqchi bo'lsangiz, mavzu satrida lavozim nomini qo'ying. E-pochtangiz bir hamkasbingiz bo'lsa, mavzu satrini xabarning maqsadini sarhisob qiladigan qisqa iboraga aylantir. Ta'riflovchi mavzu satrini yozishning yana bir foydasi - uni keyinroq qidirishingiz kerak bo'lsa, sizning xabarlar qutisidan topish osonroq bo'ladi. Biroq, "Savol" ga o'xshash elektron pochta xabari bor narsa foydali bo'lmaydi.
03 Qabul qiluvchilarga to'g'ri munosabatda bo'ling
Qabul qiluvchining ismini bilsangiz, lekin uni shaxsan bilmasangiz, masalan, sarlavha bilan salomlashing. Aziz Ayollar Brunelli. ("Xotin" yoki "Miss" mos kelmasligini aniqlanganda ayollar uchun "ayol" dan foydalaning.) Agar siz jinsi haqida ishonchsiz bo'lsangiz, faqatgina birinchi va familiyangizdan foydalaning, ya'ni Hurmatli Kris Smit. Agar siz shaxsning ismini bilmasangiz, hech qanday tabriklashsiz elektron pochtangizni boshlang yoki oddiy salomlashni ishlatmang, masalan. Salom, tabriklar, Hurmatli menejer va boshqalar.
E-pochtangiz sizning hamkasbingiz yoki siz biladigan boshqa birovga tegishli bo'lsa, siz shaxsan yoki telefonda foydalanadigan ismdan foydalaning.
04 To'g'ri grammatikani va tinish belgilaridan foydalaning
E-pochtada grammatikani to'g'ri ishlatish juda muhim. Ongli ravishda yoki ongli ravishda o'qiydiganlar grammatik xatolar uchun jo'natuvchilarni jazolaydi.
- Run-On Cümlesleri - E-pochtangizni yozganingizda, davrlarni saqlamang. Bu kichik pauza o'quvchilarga "ma'no" degan so'zlarni kiritish uchun vaqt beradi. Qisqa jumlalar, bu kichik duraklamalara ko'proq imkon beradi. Ular hatto texnik jihatdan ishlamay qolgan taqdirda ham uzoq gaplarga quloq solish.
- Viruslar - juda oz yoki ko'p sonli vergullar chalkash bo'lishi mumkin. Vergulani to'g'ri ishlatishni bilib oling.
- Subject-Verb Agreement - Xatolikning bu turi bilan bog'liq bo'lgan jumlalar yaxshi muloqot qobiliyatiga ega bo'lgan nomzodlarni izlayotgan ish beruvchilar uchun qizil bayroqlardir. Subject-verb shartnomasi qoidalarini ko'rib chiqish.
Eslatma va kapitalizatsiya tekshiring
Imloni tekshirgichdan foydalaning, lekin unga tayanmang. Imlo tekshirgichlari "ular" uchun "yoki" "u erda" "ularni" tutishmaydi va bunday xatoliklar ehtiyotsizlikni bildiradi. "Siz" yoki "tho" uchun "u" kabi matnli yoritmoqlardan foydalanmang.
To'g'ri sarlavhadan foydalaning. Aksariyat odamlar jumlaning boshlanishini va to'g'ri so'zlarni sarflashni biladilar, ammo ko'pchilik elektron pochtada buni qila olmaydi. Shift tugmachasini bosish uchun ikkinchi sonning qo'shimcha qismini olayotganingizga qarshi emasligini ko'rsating. Boshqa tomondan, juda ko'p katta harflar o'quvchini chalg'itishi mumkin. Har bir papkaga so'zlarni yozishdan saqlaning (ko'pchilik bu odamning qichqirig'iga o'xshash deb tarjima qilinadi), shuningdek, gapirish uchun, faqat so'z yoki so'zning boshida bo'lmagan so'zlarning birinchi harfini yozish uchun.
06 E-pochtada oddiy formatlashni ishlatish
E-pochta dasturlarining barchasi boshqacha ko'rsatilishini yodda tuting. Ekraningizda yaxshi mos keladigan ko'rinish boshqa birovning yonida ishlashi mumkin. Shu sababli elektron pochtada yuqori darajada formatlangan so'zni qayta ishlash hujjatini, resume yoki qopqoq maktubini joylashtirishdan saqlaning. To'g'ri matn shaklida yozilgan hujjatlardan foydalaning.
Paragraflarni qisqartirish. O'xshash davrlar singari, xatboshilarning oxiri ham o'quvchilarning ko'zini tinchitadi. Mobil telefondan elektron pochta xabarini o'qigan kishi qisqa paragraflardan foydalanadi. Biroq, paragraflarga aloqador asosiy qoidalarga amal qilishda ehtiyot bo'ling.
07 Qisqartiring
Nuqtani ko'mib yuboradigan elektron pochta xabarlari muhokama qilinib, oxir-oqibat unutildi. Yoki yomonroq, ular noto'g'ri tushunilishi mumkin. O'zingizning aniq maqsadlaringizni aniqroq qilib, aniq tilni tanlang.
- So'zni bartaraf qilish - Faol fe'llarga yozish. "Jek formalarimni yuborgan" faol fe'lni ishlatadi. "Jek tomonidan yuborilgan formalar" passivdir. Passiv shakl faqat bir nechta so'zni ishlatadi, biroq u qo'shimchalar. Bundan tashqari, o'quvchilarga fikrlarni boshida qayta tartibga solish talab etiladi.
- Point to Stick - begona ma'lumot yoki fikrlar kiritish uchun vasvasaga qarshi turing. Bularni boshqa elektron pochta uchun saqlang.
- Bullet ballaridan foydalaning - bu sizning o'quvchilaringizga muhim bo'lgan narsalarni ko'rish uchun ingl. Maslahatlardan foydalanishga imkon beradi. Biroq, agar o'qlar qanday ko'rsatilishini shubha qilsa, o'qlar yaratish uchun yulduzcha yoki defis foydalaning.
08 E-pochtani to'g'ri imzolash
E-pochtangiz default standart imzo bo'lsa, yuborilgan maxsus elektron pochta uchun mos ekanligiga ishonch hosil qiling. Sizning bolalaringizning siyosiy bayonotlari yoki ism-shariflari va imzolaringiz shaxsiy elektron pochta uchun yaxshi bo'ladi, ammo ish uchun kamroq shaxsiy imzo qo'llaniladi. Sizning ishingiz va ish beruvchingizga qarab siz hali ham elektron pochtangiz imzosini taklif bilan shaxsiylashtirishingiz mumkin. Qarama-qarshi bo'lmagan biror narsani tanlang. Agar ish haqida so'ralsangiz, biron-bir tirnoqsiz yoki qo'shimcha shaxsiylashtirishsiz tegishli kontakt ma'lumotlarini berish uchun imzoingizni ishlating.
09 Yuborishdan oldin qayta o'qish / qayta ko'rish
Yuborishdan oldin matn terish va punktuatsiya xatolaringizni tekshiring. Agar ish arizasi uchun elektron pochta orqali xatolik aniqlansa, uni tuzatib yuboring, keyin jo'natishga urishdan oldin qayta o'qing. Shuningdek, kontentni qayta o'qish. E-pochtangiz uzoq bo'lsa, uni qisqartirish yo'llari haqida o'ylang. Agar sizning elektron pochtangiz bahs-munozarali bo'lsa yoki jahl bilan yozilsa, saqlashga urinmang. Bir necha soat yoki bir kundan keyin unga qaytib keling va siz hali ham uni yuborishni xohlaysizmi.
E-pochtani yuborishdan oldin bu ko'p narsaga o'xshash bo'lishi mumkin, ammo agar siz samarali elektron pochta xabarlarini yuborayotgan bo'lsangiz va elektron pochtangizni yanada samarali tashkil qilsangiz, sizda aslida kamroq vaqt borligini topasiz.