1. O'zingni tutish
Keyingi ishni bajarish uchun imkon qadar tezroq ishlarni bajarishga shoshilayotgan dunyoda ham, elektron pochta orqali yaxshi xulqni ishlatish uchun vaqt ajratib oling.
"Iltimos" va "minnatdorman" deb aytishni unutmang.
Odamlarga murojaat qilganingizda siz yaxshi yoki umuman bilmaysiz yoki sizda faqat rasmiy munosabatlarga ega bo'lgan shaxslar sizni boshqacha qilishni talab qilmagunicha, ularning nomlari va familiyalari bilan murojaat qilishadi. Misol uchun, "Hurmatli janob oq" yoki "Hurmatli xonim Grey" deb ayting. Agar siz elektron pochtaga javob bersangiz va asl xabarni jo'natgan odam uni faqat o'z ismi bilan imzolagan bo'lsa, unda siz ularni xuddi shunday yo'l bilan hal qilishning ilojsizligini tasavvur qilishingiz mumkin.
2. Ovozingizni tomosha qiling
Ovoz - siz qanday qilib yozuvchi sifatida siz elektron pochta xabarida o'z fikringizni bildirishi mumkin. Bu qanday qabul qilinishiga ta'sir qiladi. Odatda, siz oluvchiga hurmatli, do'stona va qulay bo'lishi mumkin. Siz qattiq gapirishni yoki talab qilishni xohlamaysiz. Yuborishdan oldin xabaringizni bir necha marta qayta o'qing.
Siz ilgari xabar bergan kishi bilan gaplashayotganda, "Men umid qilamanki, yaxshi" deb aytadigan gapni boshlang. Emojis ohangni yanada osonroq etkazib berishga yordam berishi mumkin, ammo siz ularni juda rasmiy bo'lmagan munosabatlarga ega bo'lgan shaxsga yozmasangiz, ularni professional elektron pochta orqali ishlatmang.
Ish beruvchiga yozma ravishda ularni hech qachon foydalanmang.
Har doim katta harflar bilan elektron pochtani yoki bir qismini yozish uchun kambag'al elektron pochta qoidalari har doim qabul qilinadi. U sizni qichqirayotgan kabi ko'rinishga olib keladi.
3. Qisqacha bo'ling
Band bo'lgan odamlarning bir daqiqadan ortiq shaxsiy elektron pochtani o'qish vaqtini yoki moyilligini yo'qotmaydi.
Qabul qiluvchining xabaringizni tezda o'qishiga ruxsat berishni istasangiz va uni tushunishingiz kerak bo'lsa, uni qisqartirishingiz kerak.
Biroq, tegishli ma'lumotlarni qoldirmang. Xabaringizni birinchi navbatda sizning yozishingiz uchun sababni aniq ko'rsatganiga ishonch hosil qiling. Hech kim vaqtni tejaydi, agar siz tushmagan ma'lumotlarni tushuntirishga harakat qilsangiz, siz oldinga va orqaga borasiz.
4. Matnni qisqartirishni ishlatishdan qoching
Vaqtni tejashni istasangiz ham, professional elektron pochta orqali qisqartirishni ishlatmang. Agar siz juda ko'p matnni o'qiyotgan bo'lsangiz, ko'pchilik odamlar kabi, do'stlaringiz bilan gaplashish uchun bir nechta stenograf foydalanishga odatlangan bo'lishingiz mumkin. Masalan, "siz", "siz" va "iltimos" o'rniga "u", "ur" va "plz" dan foydalanishingiz mumkin. Qabul qiluvchining siz bilan bevosita aloqasi bo'lgan kishi bo'lmasa, bu qisqartmalar biznes yozishmalarda o'rin yo'q.
5. Professional E-mail manzilidan foydalaning
Sizning joriy ishingiz bilan bog'liq xabarlar uchun doimo sizga tayinlangan ish beruvchingizning elektron pochta manzilidan foydalaning. Biroq, siz o'zingizning ishingizdan bexabar bo'lgan xabarlarni yuborish uchun, masalan, agar siz yangi izlayotgan bo'lsangiz, hech qachon foydalanmasligingiz kerak. Buning o'rniga shaxsiy elektron pochta hisobidan foydalaning.
Agar shaxsiy hisobingiz bo'lmasa, masalan, xizmatga ro'yxatdan o'tayotganingizda taqdim etilgan Internet-provayderingiz sizga bepul elektron pochta hisobini olish huquqini beradi.
Kasb-hunarga oid manzilni o'rnatish uchun Gmail yoki boshqa xizmatdan foydalaning. Hech qanday aqldan ozor bermaslik kerak. Sizning dastlabki ismingiz va familiyangiz yoki to'liq ismingiz to'g'ri tanlovdir.
6. Imlo va grammatikani unutmang
E-pochtangizni ehtiyotkorlik bilan tekshirishingiz kerak. Siz qanchalik band bo'lsangiz ham, ushbu muhim qadamni e'tiborsiz qoldirmang. Ehtiyotkor bo'lishni xohlagan narsalar to'g'ri matn va grammatikaga to'g'ri keladi. Umumiy so'zlarni to'g'ri talaffuz qilish bilan bir qatorda, siz shuningdek, odamlarning nomlarini, shu jumladan, sizning qabul qiluvchingiz va uning kompaniyasining nomini to'g'ri yozishni xohlaysiz.
Sehr-jasadlarga juda ishonish haqida ehtiyot bo'ling. Noto'g'ri ishlatilganda so'zlarning noto'g'ri yozilganligini sezishmaydi. Masalan, matn terish tekshirgichi jumlada "Sizga savollar berishim kerak" degan so'zni "yo'q" deb belgilamaydi, garchi bu erda "ikki" bo'lishi kerak. Merriam-Webster singari bepul onlayn lug'atni ishlatib, ishonchingiz komil emas.